Un portail de briques

Le 21 juin dernier, nous avons été invités par l’ADBS Auvergne à une après-midi d’étude sur les portails de bibliothèques à l’Institut National de Recherche en Sciences et Technologies pour l’Environnement et l’Agriculture (IRSTEA) d’Aubières, à deux pelouses de nos bureaux.

Marc Maisonneuve, formateur chez Tosca Consultants, était aussi convié pour faire le point sur la notion de portail documentaire et présenter l’offre de logiciel.  Nous sommes ensuite intervenus pour présenter le portail de la BCU. Colette Cadiou, responsable du service IST de l’IRSTEA a pris la parole à son tour pour présenter les portails Cemadoc et ist.irstea.fr, le tout nouveau portail de l’IRSTEA dédié à l’IST qui venait juste d’être mis en ligne, pour l’occasion.

Que retenir de cette après-midi de travail et d’échanges ?
D’abord des éclaircissements, salutaires, sur la notion de portail, qui nous apparaissait, à bien des égards, confuse, ambiguë, et polémique, tant et si bien que dans l’équipe, on rechignait parfois à employer ce mot, lui préférant celui, plus consensuel, de site web.
Marc Maisonneuve se donnait pour tâche de démêler cet embrouillamini. L’expression portail de bibliothèque n’est-elle pas employée à toutes les sauces? Tantôt on parle de portail pour parler de site web, tantôt de catalogue, tantôt d’outil de recherche fédérée, tantôt d’OPAC nouvelle génération… Il faut dire que même le JISC (Joint Information Systems Comittee) entretient cette confusion, en parlant de « service réseau », de point d’accès, où l’information, en ses différentes sources, se présente et se recherche par différents moyens, par l’entremise de technologies variées, pour se retrouver, sous forme de résultat, uniformisée, fusionnée, et affichée dans un format unifié. Si l’idée de portail y est, elle pourrait s’exprimer de façon plus limpide. Marc Maisonneuve la passe au crible et en extrait l’essence : le portail, c’est un « outil permettant de réaliser tout ou partie d’un site web, point d’accès unique à de multiples ressources documentaires, services et contenus. »
On perçoit mieux la différence entre portail et site web. Si le portail peut effectivement être un site web, il peut aussi n’en être qu’une composante, la composante-outil, en l’occurrence, pour rechercher des ressources documentaires, bénéficier des services en ligne de la bibliothèque, et, accessoirement, accéder aux contenus proposés par le bibliothèque. Cela ne veut pas dire que les contenus sont accessoires, bien au contraire, simplement qu’ils peuvent être dissociés du portail comme outil, en demeurant par exemple sur un site à part, comme celui de l’institution à laquelle appartient la bibliothèque.

Le portail peut se résumer à un seul outil, mais il en intègre souvent plusieurs. Marc Maisonneuve le qualifie à juste titre d’« outil composite ». Idéalement, le portail doit répondre à toutes les attentes des usagers. La typologie présentée des logiciels métiers recense tous les logiciels conçus pour répondre à ces attentes.
Le degré zéro du portail de bibliothèque, c’est le catalogue bien sur, avec pour corolaire en terme de logiciels, le SIGB et l’OPAC. Difficile en effet d’imaginer une bibliothèque sans catalogue. Ensuite, bien sur, c’est l’accès aux ressources numériques qui prime, avec pour corolaire les outils de signalement (liste AZ, résolveur, recherche fédérée etc.) On peut envisager, aussi, d’intégrer au portail une bibliothèque numérique, pour accéder aux documents primaires, sans oublier qu’il s’agit là juste d’un autre site que le portail interrogera, et non d’un élément charnière structurant. Le système de gestion de contenu, permettant d’éditer les contenus relatifs à la bibliothèque peut être une autre brique du portail.

Des briques très chics
Les briques très chic (upper level) par fallentoato flickr (CC BY-NC-SA 2.0)

Un portail de bibliothèque, ce sont des briques agrégées. Comment les agréger ? C’est l’architecture du portail qui sera décisive. Marc Maisonneuve présente plusieurs cas de figure. Le must, c’est d’ajouter à ces briques essentielles un opac de nouvelle génération, pour interroger de façon unifiée les métadonnées de toutes les ressources. C’est là un vrai service. Ce que n’est pas la recherche fédérée, qui interrogeant séparément les ressources de la bibliothèque apparaît beaucoup trop complexe et difficile à prendre en main pour les usagers.
L’architecture idéale ? Elle allie SIGB, catalogue, annuaire LDAP, CMS, base de données, et un OPAC de nouvelle génération pour chercher au sein de toutes ces ressources de façon unifiée via des métadonnées rassemblées, unifiées et enrichies.
Une fois définie l’architecture, il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie conforme à ses moyens pour réaliser le portail, en commençant par la brique la plus essentielle, le SIGB, puis le CMS, enfin les autres briques complémentaires qui ajoutent de la valeur à l’ensemble. Marc Maisonneuve nous met en garde vis à vis des produits tout en un, conçus pour répondre à toutes les fonctions. Cette ambition les dessert, le risque guettant de faire tout à peu près, comme le défunt jubil, comme notre ancien portail Archimed. Ces solutions tout en un sont envisageables pour les bibliothèques démunies, qui manquent de moyens et de compétences pour réaliser et mettre en oeuvre des outils libres, pouvant s’interfacer les uns les autres.

L’intervention de Marc Maisonneuve éclairait sous un nouveau jour notre propre démarche de construction de portail. Rétro-éclairage, pourrait-on dire, car le même Marc Maisonneuve était déjà intervenu à la BCU, en 2009,  à un moment où la BCU était encore BCIU pour donner une formation sur les portails documentaires, et faire le diagnostic de l’existant Archimed : cet ancien portail ne convenait plus en terme de positionnement, étant destiné à la fois aux usagers des bibliothèques communautaires et universitaires. Il était cher, peu ergonomique, et rigide, puisque la moindre modification supposait une intervention facturée du prestataire. La seule issue possible était de se donner les moyens de créer un nouveau portail. Comment ? En renforçant l’équipe de la bibnum. C’est ainsi que Mathieu et moi-même furent recrutés, que Raphaële et Karine intégrèrent à plein temps l’équipe, qu’Olivier prit les rennes du service. La BCU disposait déjà d’un SIGB et d’un opac absysnet. L’urgence était de concevoir et de construire le site. Nous nous y attelâmes. Les bibliothécaires des sections purent gérer comme ils le souhaitaient leurs contenus en ligne. Après l’évaluation du site, nous sommes à même de proposer bientôt une nouvelle mouture. Un résolveur de lien a été mis en place. Nous avons mis en oeuvre notre première bibliothèque virtuelle avec les carnets géologiques de Philippe Glangeaud. L’OPAC de nouvelle génération sera bientôt en ligne. Les archives ouvertes institutionnelles ont été développées. Demain, un nouveau SIGB s’imbriquera sans doute.

De briques en briques, le portail se façonne, avec des outils libres. Les briques s’interfacent, s’interposent, communiquent entre elles, pour un accès unifié aux résultats des recherches documentaires.

Portails de bibliothèques et centres de documentation : Présentation de l’offre de logiciels par Marc Maisonneuve Tosca Consultant, Aubière 21 Juin 2012 14h à 15h 30

Le portail de la BCU : retour d’expérience, par Olivier Legendre, Camille Meyer, Mathieu Bacault, Aubière 21 Juin 2012, 15h30 à 16h30