Villard de Honnecourt, "Perpetuum mobile" (Image du domaine

Le SGBM et la BCU : « Techpoint et Checkpoint »

La situation actuelle du système

Depuis les années 2010, nous nous sommes investis dans une démarche de modernisation de nos outils documentaires, à l’instar de nombreuses bibliothèques universitaires, soucieuses d’offrir de meilleurs services à leurs usagers.

Nous avons commencé en 2011 par réaliser notre propre site web (avec Drupal) puis, en 2012, notre catalogue (avec Blacklight). Les deux projets ont bénéficié d’abord à nos publics. Cependant, notre système d’information tout entier méritait d’être revu et simplifié. Le projet SGBM arrivait donc à point nommé. Voici en effet la liste de nos outils actuels :

OUTILS CONTENU FORMAT DE DONNÉES
Step + Star Thèses électroniques Métadonnées XML TEF
Sudoc (CBS + WinIBW) Tout imprimé ou électronique Notices UNIMARC
 Le contenu est versé dans :
le SIGB (Absysnet)
Tout imprimé
Thèses tout support
Supports numériques
Collections électroniques acquises et licences nationales
Notices UNIMARC
S’y ajoute ensuite le contenu des deux outils suivants :
1. Résolveur de lien (SFX) Revues électroniques abonn. Métadonnées XML DC
2. Fichiers éditeurs Livres électroniques abonn. Notices UNIMARC
Et le tout est rendu consultable via :
Catalogue (Blacklight) Tout imprimé ou électronique UNIMARC

Nous utilisons différents outils, en fonction du type de document à traiter. Et malheureusement, tous ces outils ne sont pas maniés par tous les bibliothécaires. L’une de nos principales motivations à intégrer le projet SGBM était justement de réintégrer la gestion des ressources électroniques dans le travail quotidien de l’ensemble des collègues.

Du point de vue technique, la réinformatisation s’imposait. Pas de modernisation de nos services sans un nouveau système de gestion performant, alliant robustesse et respect des standards (à la fois de la bibliothéconomie et du web). Nous avions besoin d’un système capable de rendre tous les services attendus comme d’interagir avec des applications développées dans l’établissement, tout en conservant un lien très fort avec le réseau Sudoc.

Le SGBM correspond bien à nos besoins. Tout en participant au projet, nous avons lancé dès 2013 des chantiers pour préparer la migration. Certains concernent spécifiquement les périodiques, afin de mettre à jour tous nos états de collection. D’autres impliquent des corrections de données très importantes tandis que les derniers consistent en des exemplarisations automatiques dans le Sudoc (des corpus entiers ne sont pas encore signalés dans le catalogue national). C’est un travail de longue haleine, mais qui en vaut la peine, car, à ce prix, nous pourrons « migrer » correctement nos données dans le futur SGBM.

Une question de rythmes

Villard de Honnecourt, "Perpetuum mobile" (Image du domaine public)
Villard de Honnecourt, « Perpetuum mobile » (Image du domaine public)

Une fois le constat dressé, il importait d’agir et le projet SGBM nous offrait l’occasion et de nous insérer dans une réflexion globale et de projeter le site universitaire auvergnat dans un cadre d’action répondant à nos attentes.

Comme souvent, le dossier présentait deux versants : un versant interne et un versant externe, l’ubac et l’adret en somme (car, bien sûr, les Auvergnats ont la manie de vouloir tutoyer les sommets !).

Du point de vue interne, la réflexion s’est organisée rapidement, grâce à la désignation d’une Chef de projet, à l’intégration du dossier dans la stratégie globale (Lire ici http://alambic.hypotheses.org/4163 et là, http://alambic.hypotheses.org/5534) et à la diffusion en interne des mutations qui allaient en découler (Journée des personnels 2014, avec la tenue d’un atelier spécifique). Des réunions rassemblent depuis plusieurs mois la Chef de projet, la Responsable des données bibliographiques et deux professionnels BIBAS, pour planifier les chantiers. D’ores et déjà, il est acté qu’un professionnel BIBAS viendra épauler la Chef de projet en septembre 2015, tant ce dossier est capital et qu’un réseau de correspondants, dans les différentes BU, sera en soutien.

À la jonction de l’interne et de l’externe, se trouve la communication interne au site auvergnat, à destination des décideurs et cadres universitaires (Présidents, Vice-présidents, DGS, DSI, Service juridique, enseignants-chercheurs). Chaque fois que ce fut possible, un bilan d’étape du projet SGBM fut exposé, dans le cadre du Conseil de la documentation et du CODEX1. Ainsi, le 13 mai dernier, le dossier fut analysé pendant près d’une heure trente dans cette dernière instance, à l’aune des besoins présents et à venir. Un accord de principe prévaut maintenant pour la suite, avec pour seule réserve majeure la question des coûts, non encore définis, mais qui pourront l’être après la remise de l’étude de l’ADBU, annoncée en septembre 2015.

Dans les montagnes auvergnates, l’eau surgit partout, fraîche d’ordinaire ou brûlante parfois (les « chaudes aigues »). Elle va d’un versant à l’autre. Métaphoriquement, au sens premier comme au sens figuré du terme2, nous pouvons avancer que les « couzes »3 de la réflexion interne permettent de « charrier » des éléments d’appréciation en externe. C’est ainsi que nous avons répondu à l’étude d’impact de l’ABES de mars 2013, par un document de six pages, qui tentait de répondre à la volonté, exprimée par le Directeur de l’ABES, d’appropriation du projet par les partenaires. Nous y prenions des positions discutables, sans doute, mais qui ont été rendues publiques par un envoi sur la liste de diffusion de l’ADBU. Nous avons également souhaité faire remonter d’emblée le sujet important à nos yeux de l’accessibilité, au regard des publics en position de handicap. En outre, nous avons diffusé le projet à l’extérieur de la sphère « enseignement supérieur et recherche », ce qui fut l’occasion de constater que le réseau CANOPE avait entrepris un projet similaire (projet R@cines) et de proposer à l’ABES, par conséquent, une possible interopérabilité entre SGBM et R@cines, pour mieux desservir les ESPE. Enfin, il nous semble que le projet SGBM mérite une communication large, à même d’en montrer toute la portée en-dehors du cénacle des spécialistes de l’Infodoc : l’ABES s’y emploie activement cette année, en mettant à la disposition des sites pilotes des documents réemployables pour partie. Nous pourrions aller jusqu’à donner un nom au projet qui soit moins « métier ».

Qu’en espère-t-on ?

Qu’est-ce qu’un site universitaire comme celui de Clermont-Auvergne peut espérer du projet SGBM à l’horizon 2017 ?

  • Évidemment, une modernisation technique, facilitant l’insertion de la BCU dans les projets de site (comme le projet de carte universitaire unique pour l’ensemble des services), ou dans des projets internes (bascule progressive en RFID)
  • Le bénéfice d’une expertise partagée, avec des retombées offertes en termes de services (création d’API…), en termes de qualité des données et de leur gestion (base de connaissances, Hub de métadonnées les Québécois diraient peut-être « pôle », les Auvergnats « puy », qui vient de podium, rappelons-le et évoque chez nous une relation ombilicale).
  • Un point d’accès unique pour l’ensemble des collections du site Clermont-Auvergne (par collections, entendons les collections produites ou acquises par le site, en matière de pédagogie, de recherche et de diffusion de la culture scientifique, quels que soient les supports et les formats)
  • Un levier interne pour la diffusion des nouveaux formats au sein des personnels de bibliothèque
  • Un appui pour promouvoir l’Accès universel (l’Open access)
  • Une préparation à l’avènement à terme d’un espace européen de la documentation.

Ces espérances sont gagées sur le maintien d’une Agence bibliographique forte et jouant à plein son rôle de coordinateur, car le site universitaire Clermont-Auvergne ne pourrait seul relever ces défis, fût-il en relation avec d’autres universités.

F. Boyer, Directeur de la BCU, et R. Bussemey, Chef de projet SGBM à la BCU.

1. Bureau du Conseil de la documentation, regroupant enseignants-chercheurs désignés par les Présidents et les conservateurs Responsables de service.

2. La métaphore, étymologiquement, renvoie à l’idée de transport.

3. Une couze est un ruisseau de montagne en Auvergne.


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *