La BCU vue par elle-même

La fin du mois de juin a été l’occasion pour toute la BCU de se retrouver pendant une journée autour du thème des services en bibliothèque.
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Brainstorming, by Blese on Flickr, CC BY-NC 2.0

L’ensemble des collègues ont échangé par petits groupes lors d’ateliers qui se rattachaient à cette notion de service(s) : les collections comme service, les services aux étudiants, les services aux enseignants-chercheurs, les services aux autres lecteurs, quels matériels pour quels services (technique, informatique), l’évolution des métiers, la contribution des administratifs aux missions des BU, communication et services, les pratiques de lecture. Je livre ici mon point de vue et mes impressions quant au déroulement de la journée et à son contenu par rapport aux ateliers que j’ai suivis.

Les ateliers ont permis tout d’abord de nous faire tous se rencontrer. On imagine mal, lorsque l’on ne travaille pas dans une structure éclatée géographiquement comme peut l’être la BCU – 5 grandes BU, 15 bibliothèques dans la ville de Clermont-Ferrand, une ribambelle de petites structures réparties dans les villes universitaires antennes dans la région auvergnate – à quel point il est difficile de connaître tout le monde, et en même temps à quel point il est important de pouvoir mettre des visages sur des noms. C’est le premier niveau d’un réseau qui est destiné à travailler ensemble. Et en cela déjà, les ateliers ont été un succès. Je peux fièrement affirmer désormais que je (re)connais presque tous mes collègues (120 visages et noms tout de même!).

Une autre chose m’a frappé, c’est qu’après la découverte des collègues dont on ne connaissait que le nom pour certains d’entre eux, on a découvert ce que chacun fait dans son service. Dans l’atelier sur les services aux étudiants, j’ai pu entendre que des collègues proposaient des services qui existaient déjà dans une autre section, et dont je n’avais moi-même pas entendu parler. Les pratiques, que d’aucuns jugeaient très spécifiques à chaque BU, et sans possibilité de mutualiser/homogénéiser/harmoniser, se rejoignent dans la réalité et augurent favorablement d’un rapprochement global des sections de la BCU. J’oserais même avancer que la politique de prêts unifiée, dont ma collègue Raphaële a fait un bilan, en est le premier jalon.

Bonne surprise, on s’est tous exprimé, ce qui a alimenté les débats et permis un réel échange de points de vue. Et mieux, on s’est tous senti libres d’exprimer notre opinion, là où quelques-uns d’entre nous craignaient de se voir imposer un discours. On a tous pris conscience que l’avis de chacun compte pour réfléchir ensemble à notre travail et notre façon de voir la BCU, et ce, nonobstant les a priori et le manque de confiance en soi d’une partie d’entre nous.

Enfin, j’ai pu partager les retours des collègues quant aux évolutions du métier dans les bibliothèques et j’ai pu constater les impressions diverses qu’on peut avoir face aux évolutions institutionnelles et numériques. Dans l’atelier sur ce thème, tous ont confirmé que les niveaux de connaissances et de maîtrise des outils numériques sont disparates, à savoir que l’on n’est pas tous armé pour cela ; et pourtant il faudra bien que tous, si possible tous ensemble, on avance et rattrape les étapes technologiques qui n’ont pas encore été franchies pour pouvoir aborder sereinement et rapidement les évolutions actuelles, nettement plus complexes et en demande de mise à jour constantes de compétences, d’adaptation permanente aux changements, flux, nouveaux concepts et nouvelles structures, aussi bien au niveau technique et numérique qu’au niveau des reconfigurations organisationnelles (repyramidage des corps, des catégories de personnels, nouvelles missions, nouveaux paramètres extérieurs d’influence…).

Reste à savoir si ces ateliers vont apporter un réel sentiment de cohésion et de réseau, et si les idées qui en ont jailli seront développées par la BCU. C’est une de mes grandes attentes : mettre en forme et trouver une réalité à la matière créée lors de cette journée.

Papier/électronique, catalogage/indexation, comment aller ensemble

extrait pub pour papier toilette
comment lier papier et électronique : extrait d’une publicité pour papier toilette

Les métadonnées sont devenues désormais le nerf de la guerre, dixit Louise Fauduet, intervenante BnF lors d’une récente formation continue, dans l’indexation des ressources et leur visibilité/accessibilité sur internet. Pour les bibliothèques numériques intégrant tout type de documents – numérisés ou nativement numériques –, elles sont le prolongement disons « naturel » du catalogage classique pour le papier. Autrement dit : catalogage = indexation.

Et c’est à peine exagéré : presque rien ne change, mais c’est effectivement ce « presque » qui pose question.

La seule chose qui évolue (devrait évoluer) vraiment, si l’on considère que le catalogage classique dessert le papier et que l’indexation se tourne vers le numérique, c’est l’importance accordée au papier et à l’électronique par nous : quand on voit que la production de données, la collecte d’informations et la gestion courante basculent en quantité et coût du côté des ressources électroniques (plus de la moitié des ressources documentaires sont électroniques désormais, selon les chiffres de Carl Grant, vice -doyen et directeur des services informatiques des BU de l’université de l’Oklahoma) pourquoi l’activité de catalogage ne suivrait-elle pas le même mouvement ? Quand on sait que les pratiques des étudiants et chercheurs ont déjà basculé de ce côté-là également, ne devrions-nous pas les accompagner ? Une distinction papier/électronique qui n’aurait plus lieu d’être demeure pourtant : on le voit pour l’effort consenti sur les nouveaux apprentissages, mais également dans les réflexions récurrentes sur la baisse des prêts (les prêts papier restent une statistique phare alors qu’elle n’est pas rattachée au nombre de téléchargements qui est son pendant), ou encore la coupure entre pratiques sciences dures/sciences humaines sur l’usage numérique (et quid des humanités numériques/digital humanities et autres initiatives en open access qui remettent en question le cliché des sciences humaines à la traîne et « ringardes » quant à leurs pratiques ?).

Mais on s’éloigne du sujet. Le débat sur l’évolution de l’indexation et la place croissante des métadonnées font planer des ambiguïtés sur ces nouvelles formes et pratiques. Si l’on prend l’exemple des métadonnées pour les fichiers numériques, toute une ribambelle d’a priori viennent semer la confusion dans les esprits.

Premier obstacle :  c’est la séparation imprimée par l’habitude dans nos esprits entre les formats et techniques (si, sortant de l’UNIMARC, on s’intéresse aux FRBR et autres RDA, on ne peut tourner le dos aux METS, MODS et compagnie comme s’ils n’avaient rien à voir) nonobstant le langage et les règles communs. Comme s’il y avait une barrière de spécialité à ne pas franchir – chacun sa tâche, je catalogue dans mon SIGB, tu indexes tes fichiers dans ton gestionnaire de contenus – alors qu’on parle de pratiques identiques.

Deuxième obstacle, la crainte d’être illégitime : « c’est de l’informatique, ce n’est pas le rôle des bibliothécaires ». Cet argument apparaît d’autant plus étonnant qu’il pourrait être opposé à tout changement ayant déjà eu lieu dans le métier, puisqu’informatiser, utiliser des logiciels dédiés aux missions des bibliothèques ou tout simplement utiliser un ordinateur dans son travail, c’est déjà faire de l’informatique. Et les bibliothèques ont vécu l’informatisation du métier, il ne s’agit donc pas de révolution. Simplement d’évolution.

Troisième obstacle : le caractère très/trop technique des outils, « ce n’est pas du langage compréhensible par les humains » – pardon, les bibliothécaires. Faux encore : le langage XML, entre autres, a justement comme qualité d’être compréhensible à la fois par les machines pour qu’elles interagissent, et par les humains. Les balises sont explicites et définissent des champs qui sont ensuite complétés de la même manière que des champs d’un format Marc : grâce à des vocabulaires normalisés, et grâce à l’art bibliothécaire dont tous les collègues sont spécialistes. Et puis qui oserait affirmer sans ciller que les formats MARC sont « compréhensibles par les humains » ?

On touche là au débat plus global qui agite beaucoup de bibliothèques sur la diffusion, au sein des établissements, des connaissances et compétences (ici, techniques, mais pas seulement), c’est-à-dire à la gestion des connaissances, ou knowledge management. L’enjeu consiste à inciter les professionnels à se tourner vers le domaine numérique et à acquérir l’équivalent des compétences qu’ils utilisent déjà pour les collections papier. L’adaptation dans la réalité est de fait moins insurmontable qu’elle ne paraît dans les esprits.

Les formations jouent un rôle important, mais, expérience faite, ne permettent pas, seules, de modifier la perception qu’ont les collègues sur ces questions. Et c’est par conséquent deux conceptions des bibliothèques qui en viennent à s’opposer alors même qu’elles ne suscitent pas de concurrence – pourquoi faut-il imaginer que les abonnements électroniques se font au détriment des acquisitions papier, ou que la bibliothèque numérique s’occupe de missions qui sont hermétiquement distinctes de ce que les collègues font en section, à moins que l’on ne sépare toujours les deux (ce qu’on voit lorsqu’on se focalise sur les prêts physiques en oubliant les téléchargements et connexions en ligne) ?

C’est une des questions qui seront abordées plus amplement lors d’une journée d’ateliers de réflexion de la BCU à laquelle participera l’ensemble des personnels.

CHOREOMUNDUS : Quand chorégraphique rime avec numérique

 

The Phenakitoscope – couple waltzing by Eadweard Muybridge, Library of Congress (USA), Wikimedia Commons, CC-BY-SA 2.5 license.

 

Depuis septembre 2012, la BCU participe à un programme de master ouvert dans une des deux universités clermontoises, ChoreoMundus. Il s’agit d’une nouvelle formation proposée dans le cadre du programme Erasmus Mundus, créé par l’Union Européenne.

Ce master est issu d’un partenariat entre 4 universités dans 4 pays européens : l’Université de Szeged (Hongrie), l’Université de Trondheim (Norvège), l’Université de Roehampton à Londres (Royaume-Uni) et l’Université Blaise Pascal à Clermont-Ferrand. La formation est composée d’enseignements sur la thématique de la danse sous diverses approches (anthropologie, histoire, théorie et pratiques, épistémologie, art, patrimoine culturel immatériel…). Ce master a pour objectif de former des « heritage managers », id est des gestionnaires de patrimoine dansé, notamment à partir d’une approche de la danse comme patrimoine culturel immatériel.

En quoi et pourquoi la BCU est impliquée ?

La BCU a prêté son concours pour accueillir les étudiants Choreomundus et participer à la formation :

  • par l’intermédiaire de la BU Staps et de son fonds Danse constitué dès avant la première année de ce master grâce à une subvention du CNL :
  • par l’implication des bibliothécaires des BU Sciences et Staps dans l’élaboration d’une formation ad hoc spécialement préparée pour des chercheurs débutants en anthropologie de la danse ;
  • par l’implication de la Bibnum aux enseignements du second semestre sur la thématique du patrimoine et du numérique.

Lors de ce second semestre a lieu sur deux semaines un programme intensif sur le thème du patrimoine culturel immatériel et de la gestion du patrimoine. Dans ce cadre, l’enseignante-chercheuse coordinatrice à Clermont-Ferrand nous a sollicités pour intervenir sur les questions liées au numérique et aux enjeux du patrimoine dans le numérique.

 

Pourquoi participer ?

Parce que c’est prolonger sous d’autres formes le rapprochement entre cette discipline et la BCU, qui existait déjà grâce aux actions culturelles organisées par la BU Staps (exposition de photographies de danse, conférences, etc.) et à son fonds spécialisé.

Parce que les liens avec les étudiants et les enseignants-chercheurs sont toujours à renouveler ou recréer, par les moyens les plus variés, ce qui permet à une BU de montrer toute l’étendue des champs qu’elle sait investir et toute l’utilité qu’elle représente dans la sphère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Parce que la BCU a tout intérêt à s’associer aux enseignants-chercheurs dans le cadre de leur enseignement, pas seulement pour la recherche, pour les raisons susdites.

Parce qu’il s’agit d’un domaine d’excellence clermontois, qui a été appuyé par une subvention du CNL pour la constitution du fonds documentaire, et qu’à ce titre la BCU se devait d’appuyer également le nouveau master européen.

Parce que c’est un nouveau moyen de faire connaître la BCU à la communauté qu’elle dessert.

 

La participation de la Bibnum

Elle s’articule sur les notions de patrimoine et numérique, avec un moment plus théorique sur les questionnements posés par le patrimoine, la conservation, la valorisation à travers le numérique – par exemple : les projets numériques forment-ils un patrimoine immatériel ? Le numérique demeure-t-il simple reproduction dématérialisée ou revêt-il un autre rôle ? Etc. –, et un atelier plus pratique sur une réflexion à mener autour d’un futur projet de centre de ressources commun international sur le patrimoine dansé. En outre, la Bibnum a invité Paul Bertrand, professeur chargé des humanités numériques à l’université de Louvain en Belgique, à intervenir sur ces questions.

 

Je stocke, tu archives, nous indexons : numérisation, nouveau(x) chantier(s)

Résumons-nous : la numérisation, c’est lancé. La mise en ligne, ça fonctionne – d’ailleurs la BCU est dans Europeana depuis deux semaines ! – avec deux sites web de corpus numériques, qu’on peut voir ici. La gestion de projet, notamment en amont, ça se met en place – merci au projet d’histoire du droit sur les factums (id est mémoires judiciaires) de nous permettre de formaliser tout ça.

Bon, qu’est-ce qu’il reste encore ? L’élaboration et la mise en place d’un système intégrant d’une part un stockage sécurisé, d’autre part une perspective d’archivage pérenne. Le tout enrobé d’une mise en forme et en application d’un modèle de métadonnées plus rigoureux.

Containers in North Harbour, Copenhagen, Denmark
By Mvejerslev, BY-NC-SA, Flickr

Quel est l’état des lieux ? Pour le moment, les copies de fichiers issus de la numérisation sont stockées sur un disque dur externe, qui devait être un support temporaire. Mea culpa. Pas très brillant, je l’avoue, et pas très sécurisé surtout.

En même temps, le téraoctet n’est pas encore dépassé – c’est prévu pour mi-2013 si la numérisation continue au même rythme. Donc, il n’est pas très légitime de réclamer un budget à investir dans une structure – interne ou extérieure – prenant en charge le stockage et/ou l’archivage.

Lors du dernier conseil de la documentation du PRES, la question de l’archivage et de l’importance que les universités doivent y accorder ont suscité un débat et une prise de conscience qui semblent un bon début. Mais qui n’est pas suffisant.

 Qu’est-il possible d’envisager dans un tel contexte ? Le CRRI, alias Centre régional de ressources informatiques, service informatique desservant tout le PRES, a sollicité la BCU pour un hébergement sur un second site de ses propres données. La bibnum saute sur l’occasion pour proposer une réciprocité des copies de fichiers, afin que le CRRI à son tour prenne en charge ceux de la BCU – et en particulier la production numérique. C’est un premier pas, celui du stockage sécurisé, assez urgent à accomplir.

 Dans le même temps, il faut commencer à réfléchir sur la pérennité que l’on souhaite donner aux différents projets de corpus numériques. Car cela coûte cher, demande du temps, du matériel et des compétences – ou plus d’argent si l’archivage est opéré à l’extérieur (voir le CINES). Mais surtout, il semble évident pour tous que le numérique permet de produire plus et conserver tout. Faux. Il faut, comme pour le papier, savoir opérer une sélection, désherber AUSSI la production numérique. D’où la nécessité d’ouvrir le débat non plus au sein des bibliothèques mais des institutions dont elles dépendent, car l’enjeu se focalise sur les critères de cette sélection : que va-ton garder ? Pourquoi ? Quelle est la légitimité de tel ou tel projet dans le long terme ? Sa pertinence, l’ouverture de son corpus, le niveau de développement des outils qui permettent de travailler dessus ?

By Tsahi Levent-Levi CC BY 2.0, Flickr

Ces cogitations laissent le temps pour se pencher sur une indexation rigoureuse, entre autres en vue du stockage et de l’archivage – mais qui puisse également répondre aux besoins de mise en ligne et d’utilisation des corpus. Là, c’est encore le projet sur l’histoire du droit et le corpus des factums qui permet d’aider à formaliser les choses. Côté format, on a besoin de définir un schéma METS clair et simple, à partir des expériences des autres bibliothèques. Pas simple car aucun modèle ne domine. On va se fonder sur celui de la BnF et de Cujas notamment. Les deux institutions l’utilisent uniquement en tant qu’archivage, mais la première nous a précisé qu’il était très utile pour la présentation des métadonnées en ligne.

En même temps, il s’agit de débroussailler le contenu desdites métadonnées. Quand bien même la question demeure ouverte, entre indexation libre et normalisation thésauruesque, il est important de se créer une ligne de conduite et de la tenir. Si pour le moment l’indexation par les scientifiques, avec contrôle de la bibliothèque (du Laboratoire Magmas et Volcans et de la bibnum pour Glangeaud, de la bibnum et de la BU Lettres pour EVE), a été choisie, les différents retours de bibliothèques et de la communauté de chercheurs tendent vers une indexation à partir d’un vocabulaire prédéterminé, élaboré par les acteurs scientifiques constitutifs du projet, avec contrôle des métadonnées rentrées, doublée d’une auto-complétion permettant d’aiguiller la recherche.

C’est le cas de Viatimages, la base de données du projet Viaticalpes, ou encore de la bibliothèque numérique de la BIU Cujas.

 Rendez-vous dans quelques mois, après rencontre avec le CRRI, expérimentation de METS et avancement des nouveaux projets de numérisation comme les factums.

Série de l’été : un succès, un regret, un projet (3)

Isola di Caprera, Sardegna, par Ifyouloveme, Flickr, BY-NC-SA

Ma première bougie soufflée au sein du service, la série de l’été revient pour une deuxième saison, dont voici le 4e épisode.

Une réussite

Même si le principal de mes activités, id est la numérisation, m’apporte grande satisfaction, c’est sur un autre point que je souhaite appuyer : les tutoriels vidéo. La bibliothèque numérique n’en est qu’à sa première expérience, et il y a eu des couacs (je parle surtout pour moi), mais il est très réjouissant de voir tous les collègues entraînés dans un même projet. De même, les captures vidéo ont été effectuées dans le service CréaTICE, service de développement des ressources numériques pédagogiques, ce qui a permis de renforcer les liens établis entre nos deux équipes.

Cette expérience donne une corde de plus à l’arc de la bibnum.

Un échec

Difficile à admettre, mais assez évident, l’échec le plus important est de s’apercevoir qu’on n’en finit jamais avec la numérisation, et qu’un an n’a pas suffi à engranger la totalité des connaissances nécessaires pour mener à bien un projet de numérisation. Celle-ci est loin de se limiter au passage sous un scanner sophistiqué de documents papier, mais suppose en amont et en aval une chaîne de traitement, depuis la réflexion sur le contenu que l’on décide de numériser jusqu’à sa conservation pérenne dans des structures adaptées. L’indexation, l’organisation des fichiers, la maîtrise technique, le contrôle permanent, forment les enjeux les plus visibles de la numérisation. Il y a donc encore et toujours du pain sur la planche.

Un projet

La prochaine étape à réaliser demeure l’archivage pérenne de ce qui est produit par la numérisation. Gros défi, d’autant qu’il va falloir articuler le stockage au CRRI (le service informatique du PRES Clermont Université) d’une part, et l’archivage pérenne lui-même (vraisemblablement au CINES, malgré ses prix). Cela demande également de vérifier (revoir ?) l’indexation, la structuration et la gestion des métadonnées et des fichiers numériques.

Archivage numérique : premiers pas

Material in the New Orleans city archives, by ALA TechSource, Flickr (CC-BY-SA 2.0)

L’archivage est devenu une question essentielle à la bibliothèque numérique. C’est qu’en effet il s’agit de la dernière étape du processus de numérisation. Et c’est en même temps celle qui détermine – presque – tout ce qui la précède. D’où la nécessité de se pencher dessus dès l’amont des projets de numérisation – ce qui est rarement fait, et j’en suis coupable pour la BCU.

Mais qu’entend-on exactement par archivage ? Il est juste de parler d’archivage pérenne et de le distinguer du stockage et de l’hébergement : le stockage est temporaire, et effectué sur un support lui-même fragile et non pérenne (le temps de terminer la numérisation, et avant mise en ligne par exemple). L’hébergement n’est guère plus permanent : il s’agit de conserver à moyen terme des fichiers qui doivent être localisés précisément, visibles et utilisables.

L’archivage pérenne, quant à lui, cherche à conserver sur le long terme des données, donc cela suppose la possibilité de lire celles-ci malgré l’obsolescence des supports matériels et des formats de fichiers.

Très peu d’institutions procèdent à leur propre archivage pérenne, qui demande de grands moyens, ou alors elles le font de manière très « artisanale » (CD et DVD-Rom stockés dans un coin). L’alternative est le tiers-archivage, id est faire archiver par une structure extérieure qui concentre moyens et compétences dans ce domaine.

Où peut-on archiver ?

Outre des plateformes en ligne, prestataires privés et autre dissémination dans le nuage du web, il existe des établissements publics proposant l’archivage pérenne.

Le CINES est l’établissement référent pour l’enseignement supérieur et la recherche. Il a pour mission de proposer un service de calcul mais surtout d’archiver sur sa plateforme PAC (plateforme d’archivage du CINES). Son avantage principal est sa grande compétence et ses moyens ; l’inconvénient : son prix (6000 € le téraoctet par an, et encore, c’est le prix d’ami pour les établissements dépendant du ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche).

La BnF développe une offre d’archivage grâce à SPAR (système de préservation et d’archivage réparti). Avantage : cette structure développe les mêmes caractéristiques que la PAC. Inconvénient : elle n’est pas encore disponible ni homologuée par la norme ISO idoine.

Le TGE Adonis propose également une « grille de services », selon leur jargon, pour archiver. C’est le pendant CNRS de SPAR et de la PAC. Inconvénient : les ressources, notamment en termes de personnel, ont été drastiquement restreintes depuis un an.

Quant au CRRI, centre régional de ressources informatiques, il cherche à proposer également un système d’hébergement pérenne localement. Cette solution ne serait vraisemblablement pas une alternative équivalente aux autres, mais un bon moyen d’assurer l’hébergement à moyen terme, entre stockage post-numérisation et archivage définitif.

Tous pour un, un pour tous

L’archivage devient l’affaire de tous à la bibliothèque numérique. Officiellement lancé il y a un mois par un premier point général, le projet d’archivage est en attente de la réponse du CRRI et de sa volonté de nous accompagner dans cette démarche avant de prendre concrètement contact avec le CINES – c’est effectivement l’interlocuteur privilégié pour la BCU, même si ses prix font hésiter.

L’ensemble de l’équipe est impliqué car l’archivage numérique c’est, en vrac : du code, des squelettes de XML, de l’indexation, des transferts et copies de fichiers, un projet, la sélection des briques à archiver (on n’archive pas le produit fini comme par exemple le pdf recherchable d’un texte numérisé et océrisé), soit la nécessaire participation des informaticiens, de la webmestre, du développeur, de la responsable SIGB spécialiste des formats de métadonnées, de l’opératrice du banc de numérisation, …

Lors d’une formation récente à l’Enssib (en formation continue), le retour d’expérience de la bibliothèque inter-universitaire Cujas s’est révélé très intéressant. L’intervention portait sur l’ensemble de la numérisation à la BIU de droit parisienne, mais il a été particulièrement souligné que l’aspect archivage, pris en compte tardivement, avait remis en cause certaines étapes le précédant, et notamment l’indexation avait été revue pour se hisser au niveau d’exigence du CINES. Comme Cujas fait aussi tout en interne, cela laisse présager côté BCU de grands bouleversements par rapport à ce que l’on pratique jusqu’à maintenant.

Les tutoriels vidéos, première partie

La BCU, sur l’initiative proposée par les collègues de la bibliothèque numérique, s’est lancée dans l’élaboration de tutoriels vidéo. Comme expliqué dans un précédent billet, la bibnum avait rejoint le groupe de formation des doctorants, et réfléchissait à de nouveaux supports de transmission des contenus [pédagogiques] concernant la recherche documentaire, et particulièrement des outils indispensables à l’apprenti-chercheur (feuille de style, dépôt des articles, état de la recherche, etc.).

Le service de l’université CréaTICE, qui se consacre au développement et à l’utilisation des TICE dans les contenus pédagogiques et leur diffusion, a encouragé la bibnum à tenter l’expérience et l’a accompagnée dans cette démarche. Leur dynamique équipe s’est dévouée du début à la fin pour nous apprendre à créer les tutoriels, mettre à disposition le matériel adapté et savoir l’utiliser, ainsi que travailler la post-production.

L’ébauche : élaborer les tutoriels

On s’est mis d’accord pour partir d’un tutoriel pdf existant sur la feuille de style, ou sur un sujet simple à mettre en pratique (configurer sa messagerie électronique, insérer une image dans un fichier texte, ou savoir utiliser les extensions de fichiers). Chacun a reçu une sous-partie qu’il a adaptée au contexte oral et audiovisuel.

CréaTICE a insisté sur le fait qu’un tutoriel en pdf reproduit en vidéo n’était pas redondant, parce que l’un et l’autre n’appellent pas les mêmes objectifs ni usages. Quand le premier est linéaire dans son déroulement et peut expliquer plusieurs solutions à une problématique, le second se penche sur les manipulations pratiques et privilégie nécessairement un seul chemin. En outre, le texte illustré permet une vision d’ensemble assez générale, tandis que la vidéo est très ponctuelle et se focalise sur un ou deux points. Enfin, le tutoriel vidéo doit être bref et durer de 2 à 4 minutes. Il faut donc plusieurs vidéos pour couvrir le contenu d’un tutoriel pdf.

Tutoriel vidéo « Modifier les styles »

La technique : apprendre à se servir du matériel mis à disposition

CréaTICE nous a généreusement prêté leur salle équipée pour l’e-learning et la création de contenus pédagogiques numériques. La bibnum et les personnes impliquées dans la formation des doctorants ont pu se frotter au TBI ou Tableau Blanc Interactif, grand écran d’ordinateur réagissant avec un stylet comme une immense table tactile verticale. Couplé à l’enregistrement de vidéos, il permet de rendre plus énergique et vivante la présentation, en étant debout et comme un formateur devant son groupe.

L’enregistrement et la post-production se font grâce au logiciel Camtasia. Trois solutions avaient été proposées par CréaTICE : logiciel vidéo de Mac intégré, simple mais peu adapté pour une production précise et qui a besoin de modifications a posteriori ; logiciel Camtasia, qui permet plus d’options (zooms fluides notamment) sans que la post-production soit trop complexe et technique à maîtriser ; Captivate enfin, qui, bien que le plus performant pour ce genre d’enregistrement, demande une grande compétence en post-production. Or, la post-production incombait à la personne chargée de la communication à la BCU, qui ne pouvait être accaparée uniquement par ces tutoriels. Le choix s’est donc arrêté sur Camtasia.

La réalisation

Les premiers essais se sont révélés plutôt positifs, parce que :

1/ Les tutoriels réalisés s’appuyaient sur des scénarios déjà écrits et bien préparés (le tutoriel pdf sur la feuille de style principalement, mais pas seulement) ;

2/ Les collègues se sont prêtés au jeu du TBI, difficulté supplémentaire car aucun d’entre nous n’avait l’habitude de ce matériel ; or, chaque tutoriel n’a eu besoin d’être enregistré que deux fois ;

3/ La post-production n’a pas été complexe à mettre en œuvre, et certains enregistrements ont à peine eu besoin d’être retouchés.

Retouches :

Plusieurs améliorations peuvent être apportées :

1/ sur la performance de chargement desdits tutoriels : le serveur qui les hébergeait semblait faire des siennes au départ, et leur temps de chargement n’est pas encore optimal ;

2/ sur leur mise en valeur et leur référencement dans le site : pour le moment, ils sont un peu « perdus » dans la rubrique « Boîte à outils », et leur complémentarité avec les tutoriels pdf traitant des mêmes sujets n’est pas claire – id est on a l’impression d’une redondance ; plus généralement, c’est la boîte à outils qui nécessite un remaniement, pour ne pas être considérée comme la rubrique fourre-tout et trouve-rien de la bibnum ;

3/ il faut maintenant se repencher sur la question des contenus : autant l’on pouvait s’appuyer sur un support déjà prêt pour la feuille de style, autant désormais il est indispensable d’étendre le champ de la vidéo à tout type de contenu de formation – en vrac : la recherche sur les ressources électroniques, SFX, les logiciels de bibliographie, etc.

Rendez-vous après la prochaine salve de création de tutoriels vidéos.

Polnum : premier bilan automne-hiver 2011-2012

Projet EVE : illustration de la revue Fillette, Domaine public

Après une première saison (volcanique ? rugbystique ? mode ? climatique ? bibliclic ?) à la bibnum, il est temps d’embrasser dans son ensemble les avancées de la politique de numérisation dont je suis chargé.

Une première phase a été menée pour formaliser la politique de numérisation de la BCU, fondée non pas sur ses collections pour constituer une bibliothèque virtuelle en écho – comme c’est souvent le cas pour les bibliothèques possédant un fonds patrimonial important – mais sur la recherche clermontoise. Chaque projet de numérisation est donc développé au sein de projets de recherche et avec les laboratoires et enseignants-chercheurs comme partenaires.

La numérisation devient ainsi un instrument de la valorisation scientifique et participe des services de la BCU proposés aux structures du PRES Clermont Université, et plus largement diffuse les activités de recherche en ligne. C’est un moyen de faire connaître la BCU sur ces nouvelles missions, de l’impliquer dans les évolutions des services et structures qui l’entourent (CRRI, CréaTICE, UFR, laboratoires de recherche au sein de l’UBP notamment) et de collaborer avec des partenaires extérieurs au PRES.

 Quatre projets étaient en cours ou sur le point de commencer lorsque je suis arrivé en juillet 2011. Que sont-ils devenus depuis ?

Les carnets du géologue Philippe Glangeaud sont désormais en ligne sur un site dédié, et le comité de pilotage se réunit régulièrement pour l’enrichir et faire évoluer les contenus et l’ergonomie : d’autres carnets sont en cours de chargement, et des documents du géologue conservés au Muséum Henri-Lecoq, partenaire du projet, vont bientôt les rejoindre après numérisation et indexation (documents photographiques principalement). Dans le même temps, le service de la bibnum réfléchit à un feuilletage plus pratique ainsi qu’à une nouvelle présentation de la vitrine. Le site est dores et déjà moissonné par Isidore, et bientôt sera visible dans Gallica.

 Le projet EVE entre dans une nouvelle phase : le site internet, produit par un prestataire extérieur, rejoint en mars prochain les serveurs de la BCU, et de nouvelles modifications seront effectuées avant de le rendre visible en ligne. Toutes les collections sauf une sont numérisées, indexées, scénarisées pour les contenus pédagogiques, et chargées sur le site. L’objectif est de réunir toutes les personnes impliquées dès réception du site afin de déterminer les modifications et évolutions à apporter à celui-ci, ainsi que le calendrier y afférant, puis de le rendre rapidement accessible au plus grand nombre en l’exposant visiblement sur internet.

 ThinkMotion est achevé pour la phase de numérisation des collections concernant la BCU, soit une quinzaine de documents. Un bilan est effectué régulièrement avec l’IFMA, une réunion d’étape aura lieu ensemble avec les partenaires européens à Aachen fin mars. La BCU attend les documents de l’ISTEA pour les numériser et les transmettre à l’IFMA. Par ailleurs, elle réfléchit à utiliser ce matériau comme tremplin pour un projet autour de la mécanique agricole, projet qui serait porté par des laboratoires clermontois de la MSH.

 La numérisation des herbiers de l’Institut des herbiers de Clermont-Ferrand a débuté fin janvier et pris son rythme de croisière. Actuellement, deux herbiers ont été numérisés : chacun comportait deux presses – cartons rassemblant plusieurs parts, c’est-à-dire les feuillets sur lesquels sont collées les plantes et leurs descriptions – de taille variable, le premier herbier étant composé de 325 parts, le second de 463 parts. Ce sont donc près de 800 parts qui ont été numérisées en 4 semaines. Un nouvel herbier vient d’arriver, qui compte une vingtaine de presses. Voilà du travail en perspective, qu’il faut transformer en vrai projet scientifique – les herbiers constituent en effet une entorse à la règle du 1 projet de numérisation = 1 projet de recherche, justifié en partie dans la mesure où l’institut qui les conserve est un département du PRES tout comme la BCU ; il s’agit donc d’un soutien apporté à un partenaire de facto.

Quels sont les projets en gestation, et les nouveaux défis ?

Côté projets : de plus en plus de laboratoires, d’enseignants-chercheurs et de structures qui entendent parler de numérisation se tournent vers la BCU, ce qui entraîne une certaine effervescence dans les projets, effervescence liée aussi à l’explosion des programmes/axes de recherche dans un contexte de quantification exponentielle et de productivité réclamée aux chercheurs. Pour n’égrener que les plus représentatifs, en les classant du plus imminent au plus hypothétique, on peut citer : l’atlas minéralogique de Lavoisier possédé par le Muséum Henri-Lecoq qui souhaite le mettre en valeur sur une borne interactive dans ses nouveaux espaces de collections permanentes, la numérisation de la revue Siècles du laboratoire du CHEC (MSH) avec océrisation puis édition en ligne, les factums de la cour d’appel de Riom, projet de recherche sur ces mémoires de juristes du XIXe siècle conservés au tribunal où ils ont été déposés, un projet ANR Corpus sur la création d’un corpus numérisé autour des éditions allemandes et françaises des contes de Grimm dont c’est cette année le bicentenaire de la première édition (résultat sur l’acceptation du dossier par l’ANR au printemps prochain), un projet sur l’histoire de la mécanique agricole avec les historiens du CHEC (MSH) et éventuellement d’autres partenaires comme la MSH de Caen, la réalisation d’un portail sur Blaise Pascal et Port-Royal, l’accompagnement d’un programme de recherche de la MSH transdisciplinaire sur la représentation de l’Auvergne dans la cartographie ancienne et l’iconographie, intitulé Opus/Locus, et un partenariat entre institutions qui promeuvent la danse et la recherche sur la danse.

Côté défis :

  • il faut articuler le calendrier 2012, et prévoir déjà 2013, ce qui relève de la gageure puisque les projets subissent des aléas parfois conséquents dans leur avancement et leur organisation. Une première mouture de calendrier, après l’expérience des deux premiers mois de 2012, est présentée à tous les responsables de services cette semaine, avec l’idée qu’il demeurera une trame flexible donnant une direction et des objectifs optimistes à atteindre ;

  • l’archivage et l’indexation des métadonnées. Là, c’est plus compliqué. Il s’agit de penser à la conservation des fichiers et données numériques issus des projets de numérisation. Cela suppose de prendre en compte deux paramètres : d’une part l’évolution des supports sur lesquels sont archivées les données, d’autre part l’obsolescence des formats de ces données mêmes.

    A ma connaissance, tous les types d’archivage sont envisagés selon les moyens des établissements : à la BU de Rennes 2, l’archivage consiste principalement en la sauvegarde multiple sur support disque dur externe, donc surtout maintien du support. A la BnF, avec laquelle je suis en contact notamment grâce à Sébastien Peyrard, tout un service est consacré à l’archivage et à l’élaboration d’un système « maison » dit SPAR, qui utilise notamment les méta-formats METSet PREMIS. Me penchant un peu plus sur les méta-formats METS et PREMIS, je m’aperçois que la complexité, lorsqu’on est tout seul sur le sujet, n’est pas tant la compréhension de leur fonctionnement que leur mise en œuvre. En effet, la création de fichiers type METS, qui structurent en les englobant toutes les métadonnées et les fichiers d’un même objet numérique, suppose une spécialisation que même les informaticiens des différents services que j’ai pu interroger à Clermont-Ferrand ne maîtrisent pas forcément.

Encore de délicieux moments en perspective…

Politique de prêt : pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ?

Confusion!, à Montréal, par Bob August, Flickr, BY-NC-SA

En balade sur le site internet de la BCU, et sur les mini-sites des sections, on peut désespérer s’émerveiller devant l’épouvantable la formidable diversité des conditions de prêt, reflet dramatique magique de l’inexistence la prise de conscience, encore peu développée, du sentiment d’appartenance à un réseau documentaire. C’est inouï exquis.
Quatre critères se chargent de démultiplier les situations et probabilités d’assaisonnement desdites conditions :

  • le type de lecteur
  • la nature du document
  • la durée du prêt
  • le nombre de documents empruntables (que certaines sections précisent bien comme « maximum », surtout ne vous sentez pas obligés d’en prendre autant, n’abusez pas de votre droit [de prêt])

Prenons-les un par un et cuisinons-les (même si toutes les conditions ne sont pas explicitées, pour toutes les sections, sur les sites en ligne) :

Le type de lecteur :
22 catégories différentes, qui se recoupent parfois, se spécialisent à outrance, fonctionnent sur un système « deux poids deux mesures » parfois à peine déguisé (un étudiant en licence peut en moyenne emprunter deux fois moins et deux fois moins longtemps qu’un enseignant-chercheur) même si de vénérables esprits rappelleront que leurs pratiques de lecture ne sont pas les mêmes ; on retrouve les classiques distinctions entre Licence, Master, Doctorants, Enseignants-chercheurs, lecteurs extérieurs, mais aussi de plus exotiques découpages, comme les 3 premières années de sage-femme, mais la 4e est à part, la licence orthoptie, les PACES et autres DFGSM2, les praticiens professionnels, les praticiens professionnels en formation continue, personnel BIATOSS, personnel des universités (et peut-être du PRES bientôt ?), lecteurs de Clermont Communauté et un très comique « Etudiants » qui visiblement ne recoupe pas les niveaux LMD (mais qui sont-ils ?!).

La nature du document :
11 types différents, permettant une méticuleuse délimitation de la documentation, avec une case pour chacun et chacun dans une case (mais jusqu’où va la pertinence de cette segmentation ?) ; si l’on suit la typologie, les livres (oui, c’est une catégorie!) n’ont rien à faire avec les revues qui n’ont rien à voir avec un ouvrage de concours, qui lui-même ne voudrait pas être mélangé à des ECN (ouvrages pour l’examen classant national en médecine, donc concours aussi), qui se moquent des codes juridiques, ceux-ci dédaignant les manuels, eux-mêmes ne rentrant pas en contact avec les DVD, qui ignorent royalement le support multimédia, isolé du CD-Rom, qui ne comprend pas la thèse qui méprise le mémoire.

La durée du prêt :
8 durées, de 2 jours à 4 semaines renouvelable une fois, soit 8 semaines ; c’est presque trop simple …

Le nombre de documents empruntables :
de 1 à illimité avec un éventail de 14 possibilités : 1 document, 2 documents, 3, 4, 5, 6, 8, 10, 12, 15, 27, 30, 32 documents, et nombre de documents illimité.
Dans une conjoncture où les statistiques de prêt chutent rapidement et de façon continue, à une période où les pratiques des lecteurs ont déjà basculé massivement vers la documentation en ligne, est-il justifiable de maintenir une limite de quantité de documents par emprunteur ? Le mythe  effrayant du lecteur-pilleur, venant avec sa hotte emprunter des dizaines de documents pour empêcher les autres (les bibliothécaires ?) de les utiliser, serait-il ancré dans l’inconscient collectif de la profession ?

Mais peut-être ergotons-nous, et est-ce tout à fait naturel de conserver secrètement les clés de compréhension de la politique de prêt. Regardons ce qui se pratique dans d’autres BU de l’hexagone (selon leur site internet) :

  • SCD Lyon 2 : la différenciation se fait par le type de lecteur ; il n’y a pas de différenciation par type de document, sauf concernant des ouvrages de concours et des ouvrages considérés comme « très demandés » (ces deux catégories pourraient d’ailleurs elles aussi se rejoindre) ;
  • SICD Grenoble 1 : idem en plus simple encore avec 3 types de lecteurs seulement: étudiants en licence/ étudiants en master, doctorants, capes, agreg, EC, extérieurs/ lecteurs extérieurs Rhône-Alpes hors Grenoble ;
  • SCD Nantes : idem, avec un raffinement trop poussé dans la catégorisation des lecteurs (mais il n’est plus tenu compte des types de documents et les durées sont peu nombreuses) ;
  • SCD Rennes 1 : 6 types de lecteurs : L, M, D, EC, enseignants du secondaire, autres lecteurs, avec des durées de prêt regroupées ;
  • SCD Rennes 2 : plus compliqué, beaucoup de documents exclus du prêt, moins d’homogénéité dans les types de lecteurs (licence, licence pro, master, doctorant, concours, EC, autres lecteurs) ;
  • SCD Lille 3 : 4 catégories de lecteurs : licence et assimilés, master et assimilés, doctorat et assimilés, EC et assimilés ; à chaque type correspondent un nombre de documents et une durée ;
  • SCD Lyon 3 : 6 catégories de lecteurs, valeur élevée pour une BU uniquement SHS ;
  • SCD Marseille 2 : 4 catégories de lecteurs, 3 types de documents (généraux, à rotation rapide, exclus du prêt mais empruntables pendant les périodes de fermeture) ;
  • BIU Montpellier : 7 catégories de lecteurs (dont 3 qui ne diffèrent que par le tarif de la carte), emprunts plus ou moins unifiés sur tout le réseau (avec une belle exception : la médecine où la catégorisation est pléthorique) ;

Dans les cas cités ci-dessus, les documents sont empruntables sans distinction de type (avec des exceptions toutefois très ciblées).

  • SCD Toulouse 2 : 2 catégories de lecteurs : étudiants/personnels/autres lecteurs ET EC/Ater de l’université de Toulouse ; 5 à 6 catégories de documents, trois durées ;
  • SCD Paris 6 en médecine : complexité du prêt pour le nombre documents, mais il n’y a que deux durées de prêt dans lesquelles entrent toutes les catégories de lecteurs (du praticien-professeur au CHU à l’étudiant en DCEM), qui sont au nombre de 8.

Que retirer de tout cela ?
D’abord, il ne semble pas très pertinent de maintenir une aussi grande diversité de situations, sinon au niveau du réseau, du moins dans chaque section. Cela entraîne une grande confusion, et les pratiques des usagers tendent vers une moindre utilisation du papier. Il serait donc dommage d’empêcher par des règles trop restrictives l’emprunt de ces documents. La gestion du SIGB en serait également simplifiée.

Il est indéniable que certains types de documents sont très convoités (ECN, codes, ouvrages de concours par exemple). Aussi peut-on penser à concentrer la réflexion sur ceux-ci tout en simplifiant par ailleurs les règles régissant l’emprunt des autres types de documents.

Il est indéniable également que certains types de lecteurs empruntent plus que d’autres. En même temps, est-ce une raison suffisante pour limiter les autres lecteurs et créer un système « deux poids deux mesures » ? Rappelons notamment que les habitudes des Licence ne tendent pas vers l’utilisation de la documentation des bibliothèques, il n’est pas nécessaire de les décourager davantage.

Si l’on peut suggérer certaines idées, on pourrait proposer de :

  • tendre vers la suppression des limites du nombre de documents empruntables, comme c’est déjà le cas dans certaines sections ;
  • abandonner la catégorisation par type de document ;
  • se concentrer sur un seul critère pour hiérarchiser les droits de prêt, afin de clarifier pour tout un chacun les catégorisations tout en les simplifiant.