HAL : Et si on passait au portail ?

Cela fait maintenant presque un an que la collection HAL de l’Université Blaise Pascal est bien connue à l’Université. Grâce aux formations dispensées, et aux relais des laboratoires, le nombre de dépôts a considérablement augmenté : 2408 articles et bientôt 9011 notices aujourd’hui, soit un quart de publications de plus qu’en Février dernier.

Mais on aurait vraiment tort d’en rester là. Le pas en avant, le changement à accomplir, dès maintenant, ce serait apparemment, de la collection, passer au portail.

Portail de l’ancienne église Saint-Lô, par zigzagou 76 (CC BY 2.0) Flickr

D’abord, tout le monde le dit. Enfin, nos lecteurs les plus avisés, qui nous contactent, curieux, intrigués : « Mais enfin, pourquoi donc n’avez-vous pas de portail ? »
Comment se fait-il qu’une bibliothèque qui dessert l’ensemble des établissements du PRES Clermont Université ne dispose pas encore de portail HAL ? Retour sur la genèse d’un choix et les raisons d’une hésitation.

La collection, pour commencer, était opportune. Outil idéal pour valoriser les publications, la collection est souple et modulable, facile à créer et à administrer.

La première collection que nous avons mis en place fut la collection des thèses des Universités de Clermont, qui est aujourd’hui complétée de l’ensemble des thèses électroniques antérieures à STAR, soit 689 thèses. Cette collection mutualisant les thèses des deux universités auraient pu s’étendre aux autres établissements du PRES pour former l’embryon d’un portail réunissant l’ensemble de la production scientifique en accès-libre de Clermont Université. Mais l’idée n’était pas encore mûre, et des réticences s’annonçaient au sein de plusieurs établissements. C’est donc d’abord avec l’Université Blaise Pascal que la BCU a entrepris de collaborer pour développer une archive ouverte institutionnelle propre.
Nous avons donc commencé par une collaboration avec un laboratoire, le CHEC (Centre d’Histoire Espace et Culture) avec lequel la BCU a noué depuis lors de multiples et fructueux partenariats. Puis, par un effet boule de neige, d’autres laboratoires ont suivi, désireux d’avoir aussi sur HAL leur propre collection, leur propre vitrine scientifique en accès libre, en résonance avec leur site web. Nous avons alors amélioré la collection de l’Université Blaise Pascal, avec des liens vers les collections créées de chaque laboratoire.
Cette collection HAL de l’UBP nous donne satisfaction, dans la mesure, où, avec les formations dispensées, le nombre de dépôts a beaucoup augmenté. Il est assez aisé, pour les administrateurs, de corriger les erreurs qui se glissent subrepticement parfois au moment de la saisie des métadonnées par les chercheurs. Mais nous n’avons pas la main sur le référentiel des laboratoires. A chaque fois que nous devons créer une collection, en fusionnant par exemple plusieurs laboratoires, nous devons passer par le CCSD, avec qui nous avons par ailleurs des rapports très cordiaux. Avoir un portail nous rendrait à cet égard plus autonome.
La gestion du référentiel demeure donc une une différence fondamentale entre portail et collection. L’interface d’administration des portails HAL permet de plus facilement dédoublonner les autorités, corriger les erreurs, et donc d’assurer une meilleure qualité des données. De la même manière, comme toutes les données sont centralisées, la gestion des statistiques des portails est plus fine que celle des collections.

Une autre différence majeure réside dans l’interface des déposants. Le principe d’un portail, ce qui fait sa spécificité, c’est que les chercheurs y déposent directement leurs publications. Bien sûr, rien ne les empêche de passer par l’interface de dépôt générique de HAL. Mais la raison d’être d’un portail, c’est cette interface de dépôt, qui peut être paramétrable. Il est effectivement possible d’y ajouter des métadonnées spécifiques, internes à l’établissement. Et également de proposer aux chercheurs de déposer d’autres types de publications, qui ne sont pas pris en charge par la base de données HAL, par exemple des posters, des mémoires d’étudiants, ou des rapports de recherche, et d’étendre ainsi le spectre des types de publications déposées.

Autres différences, subsidiaires : le portail a une url qui constitue un véritable nom de domaine, plus facile à retenir. Et les possibilités graphiques, notamment sur la page d’accueil, sont considérablement élargies.

Autre avantage, et non des moindres, le portail renforce la dimension institutionnelle de la recherche.  Déposer dans le portail de l’institution, c’est pour le chercheur, indirectement, apporter sa pierre à l’édifice des connaissances disponibles en libre-accès au sein de son institution. De fait, les portails sont conçus pour les universités, les grandes écoles, les EPST. Quand on regarde la liste des portails  sur le site de HAL, à notre grande surprise, ne figure aucun portail de PRES, à l’exception de celui de ParisTech. L’idée nous a effleuré à Clermont de mettre en place un portail HAL pour le PRES Clermont Université, dans la mesure où la BCU est un service du PRES. Mais on voit bien le genre de réticences auxquelles on peut être confronté.
Pour qu’un tel portail puisse être conçu, il est nécessaire que le Pôle de Recherche et d’Enseignement Supérieur ait une forte identité scientifique, que les membres de toutes les institutions qui le composent lui reconnaissent une certaine légitimité, et adhèrent unanimement au sentiment d’appartenir à la même structure. La BCU étant un département du PRES, il serait tout à fait cohérent qu’elle mette en place un portail libellé Clermont Université. Cela s’inscrirait tout à fait dans les missions du PRES, dans la droite ligne d’une visibilité accrue du site universitaire clermontois. Et comme la production scientifique réalisée au sein de chaque établissement membre se doit d’être signée « Clermont Université », il serait logique que cette production soit rassemblée au sein d’un portail du même nom, dans une optique de mutualisation au service de la valorisation de la recherche.

Mais pour véritablement nourrir notre réflexion, nous devons également envisager les évolutions de HAL. Nous savons que le CCSD nous promet une nouvelle version pour le printemps 2013. La réunion des administrateurs de Juin dernier nous a permis d’entrevoir quelques unes de ces évolutions, dont cet article de Laurent Capelli nous donne aussi un  concis aperçu. Or, si la différence entre portail et collection demeurera effective au printemps prochain, il sera plus aisé d’accéder au référentiel des laboratoires. Tous les référentiels, qu’il s’agisse de référentiel de données d’autorité ou de laboratoire, seront en effet accessibles via une API autonome, « un accès unifié au référentiel de HAL » . Cette application permettra de mieux gérer les données. Les possibilités d’améliorer la qualité des données seront élargies, grâce à la possibilité d’éditer des listes de données « incohérentes » à corriger. Enfin, d’autre types de données, comme les vidéos, pourront être déposées.
La question de la nécessité d’un portail se doit d’être reposée à l’aune de ces évolutions majeures.
Une interface de dépôt unique pour l’ensemble des établissements du PRES serait-elle envisageable à l’avenir ? Il est sûr qu’un tel portail de Clermont Université renforcerait la visibilité du site, et renforcerait sans doute pour les chercheurs le sentiment d’appartenir au PRES. Un tel portail renforcerait sans doute aussi l’implication de la BCU dans la valorisation de la recherche clermontoise. De façon très concrète, nous pourrions établir un lien du site de la BCU à ces archives ouvertes institutionnelles.
Mais à l’heure actuelle, il est sans doute trop tôt pour envisager la construction d’un tel portail mutualisé. Les établissements du PRES doivent être bien sûr consultés à ce sujet.

Il est sans doute plus sage d’attendre l’émergence de la nouvelle version de HAL pour envisager à nouveau frais la question. Et d’ici là, continuer le travail de formation au dépôt au sein des laboratoires. Et convaincre aussi les chercheurs les plus réticents, pour que la voie verte s’impose dans le paysage universitaire auvergnat.

 

HAL à la BCU : Plus de dépôts pas à pas.

Le détournement de HAL

Bien avant que la bibnum ne prenne en charge la gestion des publications sur l’archive ouverte HAL, la formation des déposants, la création de collections spécifiques pour les laboratoires et pour les universités, les chercheurs des institutions du PRES clermontois s’étaient déjà emparés de HAL. Mais d’une manière détournée, comme me l’a indiqué au passage Monsieur Thierry Chanier, directeur du Laboratoire de Recherche sur le Langage et fervent défenseur du mouvement du libre accès. Mais que signifie ce détournement de HAL en Auvergne ? C’est simple, il suffit de jeter un coup d’œil rapide à la collection de l’Université Blaise Pascal en cours de construction, qui existait depuis longtemps déjà en sa plus simple et automatique extraction. Les chiffres parlent d’eux-même : à ce jour, on dénombre 1821 articles, et pas moins de 8355 notices. Cette proportion de notices apparaît faramineuse. Pourquoi tant de références bibliographiques sans articles associés ? HAL a bien été détourné de sa fonction première : donner intégralement accès aux publications des chercheurs en ligne, pour accélérer la communication scientifique directe, et proposer une alternative aux prix exorbitants des éditeurs commerciaux.

HAL à la BCU

A la BCU, l’enjeu est donc actuellement de faire de HAL l’archive ouverte institutionnelle de référence, et non pas seulement bibliographique. Que les doctorants, les enseignants, et les chercheurs des institutions du PRES y déposent leurs publications, et considèrent cet outil essentiellement comme un outil de partage, de diffusion et de valorisation de la recherche en train de se faire au sein des universités. Tout un programme, que nous avons décliné en plusieurs étapes.

D’abord les thèses. La bibnum a orchestré la mise en production de STAR pour le traitement des thèses électroniques, accessibles depuis HAL-TEL. Pour valoriser les thèses des deux universités clermontoises, nous avons réalisé la collection des Thèses des Universités Clermont I et II, en harmonie avec le site de la BCU, et sa rubrique thèse.

Deuxième étape : Inciter à la mise en ligne des publications dans HAL, et donner toutes les clés aux chercheurs pour un dépôt facilité.

Afin de mettre en mettre en place une stratégie d’incitation au dépôt dans HAL à l’échelle de l’Université Blaise Pascal, nous avons commencé à travailler à l’échelle d’un laboratoire. Le CHEC, Centre d’Histoire « Espaces et Cultures », fut ce laboratoire pilote.

On créa la collection HAL des publications du CHEC, afin d’encourager les chercheurs au dépôt. L’enjeu était aussi de faire prendre conscience aux chercheurs qu’en y déposant leur publications, ils participaient à la valorisation de la recherche au CHEC. Pour que les chercheurs s’approprient HAL comme leur outil commun, l’interface de la collection fut conçue en écho avec le site du labo.
Deux sessions  de formation au dépôt dans l’archive ouverte furent planifiés conjointement par la BCU et le CHEC, à destination de tous les doctorants et enseignants chercheurs du laboratoire. Cette campagne d’incitation au dépôt prit la forme d’une campagne de communication. Mailing à tous les membres du CHEC, annonce de la formation proposée sur le site web du labo. Cette pré-campagne dépassa les attentes escomptées. Le nombre d’inscrits fut tel qu’une troisième session de formation fut organisée.
Ces formations firent l’objet d’une préparation rigoureuse. L’enjeu était  de préparer les chercheurs au dépôts, mais aussi d’encadrer, dans une certaine mesure, la mise en ligne, afin d’établir une homogénéité formelle des publications en ligne du CHEC. A cette fin, et aussi pour contextualiser les dépôts, une fiche type fut créée, qui allait permettre aux chercheurs de renseigner les métadonnées essentielles, pour que ces informations figurent en première page des articles publiés dans la collection HAL du CHEC. Un manuel HAL  dédié au CHEC fut aussi co-rédigé. Pour la formation, on demanda aux chercheurs d’amener une  de leurs publications sur une clé USB. Cette formation se révéla essentiellement pratique. Après une présentation générale de HAL et des questions juridiques liées à la mise en ligne des articles, les chercheurs déposèrent donc directement leur publication. A l’issue de la formation, certains chercheurs décidèrent de déposer l’ensemble de leur publications en ligne. Cet enthousiasme et cette pratique nouvelle du dépôt fait émerger de nouvelles questions. Quid des anciennes publications éditées avant le traitement de texte informatique ? Il n’est pas toujours évident de disposer du fichier informatique de tels articles… La question reste ouverte, mais on envisage déjà des solutions d’océrisation.
Bilan : après la dernière séance qui eu lieu mardi dernier le nombre des publications de la collection du CHEC a doublé. Un succès manifeste, lié sans aucun doute à cette collaboration institutionnelle entre le labo et la bibliothèque. Voilà une expérience à renouveler avec les autres laboratoires de l’université.

Référente HAL de la BCU, j’envisage mon rôle de gestionnaire et de coordinatrice de l’archive ouverte institutionnelle HAL en étroite synergie avec les laboratoires et le Centre pour la Communication Scientifique Directe. Créer des collections, organiser des formations, mener des campagnes d’incitation, accompagner les chercheurs en proposant des outils et des méthodologies pour faciliter les dépôts, assurer une gestion rigoureuse des métadonnées. Telles sont ces missions croisées.
A la BCU, le travail ne fait que commencer. Un immense chantier en perspective. Il faut déblayer le terrain, dédoublonner et mettre à jour les « laboratoires connus de HAL »,  pour que l’archive ouverte épouse les mutations de la recherche à l’Université.
Arriverons-nous à donner à HAL son sens premier, pour qu’il donne accès à l’ensemble des publications de l’institution ? Arriverons-nous à enrayer l’usage détourné de HAL, à inverser la proportion des dépôts par rapport aux simples références bibliographiques ?
Le défi reste entier !

Expédition scientifique au Lac Pavin par une équipe du LMGE
Copyright Jerôme Pallé Université Blaise Pascal



Archives ouvertes institutionnelles : l’heure du choix va arriver

Les cinq prétendantes
Les cinq prétendantes retenues pour l’élection du 21ème titre de Reine d’Arles. Photo Ville d’Arles Patrick Mercier Source Flickr licence (CC BY-NC 2.0)

Mettre en place un dépôt d’archives ouvertes institutionnels pour le PRES de Clermont, y mettre en ligne d’abord les thèses, puis les autres publications des universités. Voilà ce qui est programmé de longue date.  Cet objectif est presque accompli. La décision officielle n’a pas encore été prise, mais voici résumé l’avis de la bibnum sur la question.

A commencer par une étude préalable, avec une dizaine de solutions envisagées : parmi elles, les  logiciels d’archives ouvertes mondialement connus: Eprints, Dspace, moins connus, Fedora, Invenio, l’incontournable plate-forme HAL, l’Outil de Référencement et d’Indexation pour un réseau de portail OAI-PMH (ORI-OAI), et même des GED libres, comme Nuxeo et Alfresco.
Ces logiciels ont été passés au crible des grilles comparatives, celle du PUL (aujourd’hui PRES de Lyon), celle de l’INSA de Lyon, leur documentation épluchée, des tests ont été réalisés, des formations suivies.
L’enjeu? Sélectionner les outils pour répondre aux mieux à nos attentes. Toute sélection suppose élimination, critères discriminants. Quels furent-ils?

Le premier critère est la compatibilité au protocole OAI-PMH. Pour les novices, j’explicite brièvement : Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting, protocole issu de l’Initiative pour les archives ouvertes garantissant le moissonnage des métadonnées. En deux mots, ce protocole permet l’échange des métadonnées d’une plate-forme d’archive ouverte à une autre. Il permet de récupérer le lien et les informations concernant une ressource numérique déposée sur une archive ouverte et décrite avec les normes ouvertes standards, comme le Dublin Core, depuis n’importe quel poste Internet, avec un moissonneur.
C’est l’interopérabilité des données, le prérequis essentiel sans lequel on n’est plus dans le domaine des archives ouvertes. Les GED libres, Nuxeo et Alfresco, sont donc passées à la trappe. Bien que très performantes, elles ont été d’abord conçues pour les entreprises pour garantir la confidentialité des données avec d’importants dispositifs de protection. On est loin de l’ouverture, de la philosophie du partage des données sous-tendue par l’Initiative des Archives Ouvertes.
Restaient les autres plate-formes d’archive ouverte. Les autres critères de sélection sont la simplicité d’utilisation pour les usagers, la faisabilité du projet, la solidité de la communauté d’utilisateurs, la conservation pérenne des données.
Fedora a l’avantage de pouvoir s’implémenter avec Drupal. Si l’architecture de cette plate-forme a quelques accointances avec le web sémantique et des potentialités intéressantes,  l’outil suppose des développement colossaux. Invenio propose plusieurs formats de métadonnées et peut s’articuler au SIGB. Simple d’utilisation, certes, mais trop peu répandu.
Il ne restait plus que quatre plate-formes : DSpace, Eprints, ORI-OAI et HAL.
E-Prints est un logiciel conformes à nos attentes, nous en avons eu la démonstration à Toulouse avec le bel exemple d’OATAO, mais son architecture modulaire suppose de  nombreux développements.
Après une formation sur les entrepôts et moissonneurs à Nice, Dspace nous a paru simple d’utilisation, facile à manier, et assez ergonomique.
On ne dira jamais assez de bien d’ORI-OAI. Utilisé par de nombreuses universités, cet outil a fait ses preuves et s’avère particulièrement pertinent pour la gestion et la valorisation des thèses, en prenant en compte le format TEF, les métadonnées des thèses françaises. Cet outil a permis d’exemplaires réalisations, à l’instar de Pétale en Lorraine.
Et puis HAL bien sur. Que peut-on lui reprocher? Son label CNRS ? Mais il est temps de cesser le clivage entre les institutions. Son côté hébergé ? Oui, mais quel hébergement avec archivage pérenne des données au CINES, on en sera que mieux loti.
Et puis,  la bibnum a orchestré la mise en production effective de STAR, qui a peu ou prou coïncidé avec le lancement du portail des thèses. Les thèses de Clermont-Ferrand, déposées dans STAR, du moins celles dont les auteurs ont autorisé la diffusion en ligne, sont par défaut devenues automatiquement visibles dans TEL (Thèses en ligne).  Alors pourquoi ne pas garder TEL ?
Quelque part sur un serveur de la bibliothèques sont stockées quelques cinq cents thèses électroniques antérieures à STAR, en attente de mise en ligne. Comment les rendre accessibles sur une plate-forme unifiée ? Puisqu’on utilise déjà TEL, pourquoi ne pas poursuivre dans cette voie et importer nos thèses antérieures à STAR dans cette archive ouverte ?
C’est simple, il est possible d’y importer des publications par lot avec un  fichier XML depuis n’importe quel compte utilisateur, à condition d’en demander l’autorisation au CCSD, ce qui nous a d’emblée été octroyé.
On peut ainsi y mettre en ligne l’ensemble des thèses électroniques d’Auvergne, en leur donnant une visibilité nationale, européenne et même mondiale. Recommandée par l’ANR et les instances officielles d’évaluation, cette plate-forme assure la conservation pérenne des données et améliore considérablement le référencement des publications dans les moteurs de recherche. Alors pourquoi se priver de HAL-TEL ? Créer une collection recensant l’ensemble des publications clermontoises et lui attribuer une interface graphique personnalisée en harmonie avec le site de la BCU valorisera la Bibliothèque comme institution autant que la recherche menée au sein du PRES Clermont Université.
Utiliser HAL et TEL implique peu de développement, juste une personnalisation de la charte graphique.
HAL-TEL s’impose pour plus de simplicité, de facilité d’utilisation, de visibilité, d’accessibilité, et de pérennité des données de la recherche.
Rien de tel que TEL pour valoriser les thèses clermontoises !