Vous avez dit Intranet ?

A la BCU,  une atmosphère effervescente émane des différents services à l’approche imminente de la réalisation de l’Intranet. La communication interne a été le thème fédérateur de la dernière journée des personnels. Avec les deux étudiantes de la licence « gestion des ressources documentaires » de l’Université Blaise Pascal, encadrées par la bibnum pour leur projet tutoré, nous avons présenté le nouvel Intranet.  Cet outil de travail verra bientôt le jour, le serveur étant enfin débloqué.

Alors, comme vous, nombreux lecteurs de l’alambic, trop loin de la BCU et de Clermont-Ferrand, n’aurez sans doute pas la chance de consulter notre Intranet, je vais vous en présenter l’esprit et la lettre.

D’abord, situons-en brièvement le contexte.

La BCU avait déjà un Intranet, mais les nouveaux collègues ne l’utilisaient…presque jamais. Difficile d’y trouver quoi que ce soit. Des menus à rallonge, compliquant à outrance la structure initiale. Une double authentification bien dissuasive. Des contenus trop souvent défraîchis. Plutôt que de refondre cet ancien outil, à l’interface peu ergonomique, mieux valait faire table rase, et construire sur des fondements solides.

Mais pourquoi mettre en place un nouvel Intranet quand la BCU expose déjà, ici, sur la toile ses projets, quand nous publions sur l’espace BCU pro du site web, les bilans et les perspectives du service ?

Tout est affaire de positionnement. Le nouvel Intranet est appelé à devenir vecteur de communication interne au sein de la BCU. Il assurera une meilleure diffusion de l’information en étant intégralement accessible à l’ensemble du personnel. Et pour « pousser » la consultation, une newsletter adressée à l’ensemble du personnel regroupera les dernières infos mises en ligne.

Le but de l’Intranet, c’est aussi de fédérer et de créer du lien, quand les collègues sont éparpillés sur tout le territoire auvergnat. Et l’enjeu était de sortir des logiques locales de sections pour générer l’activité globale du réseau vers des objectifs partagés et des valeurs communes. Un parti-pris qui encourage l’implication et la participation de tous.

l'implication
l’implication
www.photo-libre.fr

L’angle focal de cet intranet, ce sont les missions transversales, au cœur de l’organigramme de la BCU.

Pour rendre compte de l’état de lieux de ces missions, un éditorial sera rédigé chaque mois par les responsables dédiés, et sera affiché en page d’accueil.

De l’organisation transversale de la BCU, découle la conception de l’arborescence.
Les grands axes de son activité constituent les entrées d’un menu thématique :

  • Vie de la BCU
  •  Formation des utilisateurs
  •  Plan de conservation partagée des périodiques
  •  Référentiel Marianne _ Accueil
  •  Dépôt électronique des thèses STAR
  •  Calames
  •  Politique documentaire
  • Prêt entre bibliothèques.
  •  Système intégré de Gestion de Bibliothèque
  •  Formation des personnels de bibliothèque.
  •  Base bibliographique SUDOC
  •  Diffusion de la Culture Scientifique
  •  Lecture et Handicap
  •  Enquêtes, indicateurs, auto évaluation
  •  Numérisation
  •  Revue de presse

 

Auquel s’ajoute un menu proposant une consultation par type de contenu

  • A lire ! les textes de références,
  • Comment faire ? les procédures
  • C’est dit ! les comptes-rendus de réunion
  • A suivre ! les dossiers en cours
  • Bilans… les rapports.

 

L’ambition de cet outil est aussi de mieux connaître les compétences des personnels du réseau et d’identifier les personnes ressources. Telle est la raison d’être du « qui fait quoi ». Chaque membre du réseau sera invité à remplir son profil en ligne, en utilisant les mots clés correspondant à ses compétences.

L’autre phase importante du travail est de recueillir l’ensemble des contenus à mettre en ligne, de les mettre en forme et de les éditer selon une structure et une présentation communes.
Drupal et son module CCK (Content Construction Kit) est utilisé à cette fin.
Tout un travail de webmestre, de communication interne et de capitalisation des connaissances.
Cette étape cruciale fait l’objet du projet tutoré de nos étudiantes. Elles en profitent pour découvrir, connaître, et comprendre tous les métiers qui s’exercent dans une grande bibliothèque en réseau comme la BCU.

 

Série de l’été : un succès, un regret, un projet (5)

Un des succès de l’année écoulée fut la mise en place et l’amélioration de la collection HAL de l’Université Blaise Pascal. Tous les laboratoires de l’Université Blaise Pascal ont désormais leur collection spécifique. Des formations ont été dispensées, en coordination avec les référents HAL des labos. Ces formations ont été très bénéfiques, et dans certains labos, elles ont amorcé un changement de politique, en matière de diffusion des publications en ligne. Par exemple au laboratoire ACTé, où, à partir de janvier 2013, les listes de publications des membres sur le site web du labo seront directement extraites de l’archive ouverte HAL. La collection HAL de l’UBP comprend aujourd’hui 2252 articles en texte intégral, et 8890 notices. Soit une progression des dépôts de 20% depuis le moment où j’écrivais ce billet. Le déséquilibre entre les articles en texte intégral et les notices tend à se résorber. Mais il reste encore du travail à accomplir pour que HAL devienne l’outil incontournable de diffusion de l’Information Scientifique et Technique à l’Université Blaise Pascal. Continuer les formations dans tous les labos, désigner des référents HAL dans les labos qui n’en ont pas encore. Nous avons commencé à participer à l’amélioration de la plate-forme au niveau national, mais il nous faut aussi envisager l’amélioration des outils de gestion des publications en interne. Pour l’instant, c’est la collection que nous avons plébiscitée, plus souple et plus adaptée aux usages des chercheurs. Mais il nous faudra peut-être envisager à plus long terme de recourir au portail, qui permet d’avoir la main sur le référentiel. Et quid de HAL à l’Université d’Auvergne ? Pour l’instant, c’est juste une collection extraite automatiquement parmi tant d’autres. Avant de travailler à la valorisation et au développement de HAL à l’Université d’Auvergne, il faut d’abord qu’un accord soit conclu au sommet. A la BCU, HAL a encore un bel avenir devant lui.

c’est payé Non, je ne regrette rien – Edith Piaf (CC BY-NC-ND 2.0) par Pollobarba sur Flickr

 

S’il nous faut relever ce qui est dommage, ce qui nous laisse un léger sentiment d’insatisfaction, et bien je pense spontanément à la collaboration entre la bibnum et le CTD, le Centre Technique du Document, qui depuis le premier juillet dernier, n’existe plus. Cette collaboration s’articulait autour de la diffusion des thèses antérieures à STAR dans TEL, puisque c’est l’outil que nous avions choisi pour diffuser nos thèses en ligne. Je diffusais les thèses dans Tel et ma collègue du CTD établissait le lien vers la thèse en ligne dans le SUDOC. L’annonce de la disparition du CTD nous a fait avancer très vite. Heureusement, le chantier est presque terminé. Les thèses de 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 et 2010 ont été mises en ligne. Ne restent plus que celles de 2008 et 2009 à mettre en ligne. Cela sera fait très vite.

Un projet ? Il est difficile de n’en parler que d’un seul, tant ils foisonnent, les projets intéressants. J’en évoquerai donc plusieurs : D’abord, l’Intranet de la BCU. Après avoir réalisé l’analyse de l’intranet existant, nous avons convenu de mettre en place un nouvel intranet afin de mieux répondre aux besoins des personnels de la BCU. J’ai donc proposé une maquette story-board du nouvel Intranet, avalisée par les représentants de la BCU. Un groupe de travail « Intranet » s’est mis en place, pour recueillir les besoins des personnels. A la maquette initiale, qui proposait une arborescence et une typologie des contenus à mettre en ligne, ont été ajoutées plusieurs fonctionnalités, comme les pages web détaillant les attributions de chacun, reliées à l’annuaire LDAP de l’Université. Le nouvel Intranet demeure une priorité à la BCU. Quatre étudiants de la licence « gestion des ressources documentaires » de l’Université Blaise Pascal vont travailler sur ce projet. Ils vont recueillir au sein des différents services les contenus à mettre en ligne pour les mettre en forme selon une structure définie en amont : une réflexion éditoriale sur l’architecture des contenus préalable à leur mise en ligne.

Les autres projets, je ne vais que les énumérer : un site web sur la poésie contemporaine, la participation au projet LIDO de la MSH, la mise en ligne de la revue Siècles sur la plate-forme Revues.org en collaboration avec le CHEC et les PUBP. De beaux projets en perspective.