Les revues électroniques, combien ça coûte ?

A Clermont, en 2013, le budget de la documentation électronique va dépasser, pour la première fois, le million d’euros. La documentation électronique va constituer, en 2013, une petite moitié des dépenses documentaires de la BCU. Il n’est pas inintéressant de se pencher en détail sur la composition de cette masse, pour donner une idée de sa répartition globale. Il ne s’agit pas de contempler avec ravissement notre nombril budgétaire (il n’y a pour l’heure matière ni à s’esbaudir, ni à larmoyer) mais d’exposer succinctement la situation actuelle d’une bibliothèque universitaire assez banale (banale du point de vue du budget doc’ élec, s’entend, car il est notoire que par mille autres aspects nous sommes hors du commun) : Clermont-Ferrand est un site de taille moyenne et l’on peut considérer –  je vous épargne les précautions oratoires habituelles en pareil cas -, que nous présentons une configuration ordinaire pour les établissements de même envergure, à savoir desservant une communauté de quelque 30 000 étudiants et 1500 enseignants chercheurs.

Autre précaution qui, cette année, ne peut être considérée comme de pure forme : lorsque je parle du “budget de la documentation électronique”, j’entends : les demandes budgétaires que nous formulons pour nous situer dans une perspective de maintien de l’offre. Si notre dotation budgétaire est revue à la baisse, nos ambitions documentaires s’adapteront aux moyens disponibles.

Glissons maintenant un œil dans la cassette, en commençant par faire justice des trois gourmands qui consomment la majorité de nos ressources.
Elsevier : 465 000 € (pour environ 1800 revues)
Wiley : 100 000 € (pour environ 1400 revues)
Springer : 70 000 € (pour environ 1900 revues)

Voilà au moins une donnée simple : 60 % du budget documentation électronique sera versé en 2013 à trois éditeurs. Est-il plus belle définition du concept de concentration ? Pour être exhaustif il faudrait ajouter à ce tableau l’American Chemical Society, qui en additionnant sa ressource phare, les Chemical Abstracts, et son bouquet de revues, prétend avoisiner les 60 000 € en 2013. Signe des temps, une société savante, atteignant l’âge de la maturité numérique, talonne désormais les exigences commerciales des éditeurs professionnels. Toutefois, la vigoureuse polémique dont cet éditeur fait l’objet fait que d’une manière ou d’une autre, par négociation ou par désabonnement, cette charge est appelée à diminuer. Il faut noter que la dépense Springer et Elsevier peut être considérée comme unifiée désormais, puisque le passage au tout électronique est acquis pour ces deux éditeurs. Tel n’est pas le cas de Wiley, car si le passage au tout électronique est acquis à l’intérieur de la BCU pour 2013, nous ne le proposerons dans l’université qu’en 2014, ce qui accroîtra encore la charge d’une trentaine de milliers d’euros. Car nous essayons d’absorber les chocs successivement : passer au tout électronique pour Elsevier, c’est à dire centraliser à la BCU la dépense de l’ensemble du site, va alourdir de 70 000 € les dépenses en 2013. Il est prudent de ne pas essayer de franchir deux marches en même temps, le temps de s’assurer que les recettes suivent. La progression du budget de la documentation électronique correspond donc avant tout à un transfert de charges augmenté de l’inflation, non à un accroissement des ressources proposées. L’avantage de ce transfert, comme je l’ai souligné dans le billet cité ci-dessus, est qu’il rend la charge plus visible et en simplifie la gestion.

Voyons ensuite le reste de la dépense : elles se répartit en deux grands blocs de taille inégale :

1. Le domaine sciences-santé totalise 250 000 €
2. Le domaine droit-lettres 130 000 €

Le décalage entre les deux domaines n’étonnera personne. Il faut tout de même noter que la répartition ci-dessus FAIT ABSTRACTION de la prédominance écrasante, dans les bouquets Spring-Wil-sevier, des disciplines relevant des sciences et de la santé. Admettons que les bouquets Wiley-Elsevier recouvrent des abonnements de sciences exactes à 80 %, Springer à 100 %, on approchera de la répartition réelle des masses financières : cela donne un total de 243 k€ (25 %) pour les lettres et le droit, et de 772 k€ pour les sciences, soit un rapport de 1 à 3.

Il faudrait logiquement, pour avoir une vue complète, prendre en compte la masse, complémentaire, des abonnements imprimés n’ayant pas d’équivalent électronique (encore très nombreux en lettres et sciences humaines) et des dépenses d’achats de livres, alors que le livre numérique entame seulement son décollage depuis un an ou deux. Les lignes vont donc sans doute bouger de ce côté dans les années à venir. Plus intéressant, ces acquisitions pourraient être l’occasion de doter un peu moins chichement les étudiants en ressources numérique, car dans la configuration actuelle les ressources aisément utilisables par les étudiants de licence (c’est à dire principalement françaises par leur contenu) ne dépassent pas 15 % de la dépense globale.

Voici les quelques remarques que l’on peut faire, sans entrer dans le détail, sur la gestion de la documentation.

Gros, demi-gros, détail

Le budget de documentation numérique est d’abord un budget de grossiste. Il sert à mettre à la disposition de la communauté la plus large les ressources utilisées de façon abondante. Le cas des grands éditeurs est emblématique de cette situation. Le corollaire, c’est que la bibnum ne traite pas ses abonnements au détail et n’a pas de politique documentaire propre concernant telle ou telle discipline  : ce sont les BU disciplinaires qui fournissent à la bibnum les avis et expertises sur telle ou telle ressource ; ce sont elles aussi qui prennent directement des abonnements électroniques hors bouquet, au titre à titre, selon les besoins finement identifiés de la communauté qu’elles desservent. Bref, si l’on voulait définir grossièrement la ligne de conduite suivie : la bibnum fait le gros, les BU font le détail.

En pratique, cela aboutira, en 2013, à ce que la bibnum gère les bases de données et les bouquets de revues. Par bouquet j’entends les offres groupées des éditeurs (ces fameux “bundles” qui ont tant fait cliqueter les claviers depuis début 2012 grâce notamment à Tim Gowers) et les abonnements au titre aboutissant de facto à un quasi-bouquet (en général 8 à 15 titres chez un même éditeur). En revanche, les abonnements électroniques isolés seront pris par les BU. De la même façon, pour les livres électroniques, la bibliothèque numérique paie les abonnements aux plateformes et aux bouquets, à charge pour les bibliothécaires des BU d’opérer le choix titre par titre quand c’est possible ou nécessaire. Pour le dire autrement, ce n’est pas tant le support qui est déterminant dans la dévolution du budget, que le mode d’acquisition plus ou moins fin et dirigé, ou non, vers une communauté précise. Car si l’on ne raisonnait qu’en termes de support, la bibnum se retrouverait tôt ou tard détentrice de l’ensemble du budget documentaire, et si grand soit mon attrait pour les gros chiffres et les tableurs à rallonge, je ne me souhaite pas cela, ni à personne d’autre.

Et la politique documentaire alors ?

L’intervention de la bibnum sur la politique documentaire proprement dite, c’est à dire au fond notre capacité à opérer des choix d’abonnements, découle de cette répartition. Nous portons une attention particulière aux ressources pluridisciplinaires et généralistes, ainsi qu’aux disciplines qui nous paraissent peu ou mal couvertes. La marge de manœuvre est assez étroite mais nous opérons tout de même des réajustements chaque année, en agençant plusieurs critères :

• les besoins identifiés : une liste de ressources que nous souhaiterions acquérir si nous le pouvions (disciplines peu ou pas couvertes, par exemple), et les BU en fournissent également chaque année en fonction de leurs discussions avec les enseignants et de leur réflexion.
• l’usage effectif des ressources acquises : nous examinons les statistiques pour en tirer un coût moyen de consultation.
• les coûts : on surveille l’inflation des ressources et son impact sur le coût moyen. Une inflation trop rapide place immédiatement une ressource “sous surveillance”.

Cas typique qui s’est présenté à trois ou quatre reprises ces dernières années : un bouquet de revues apparaît sous-utilisé, l’examen des statistiques montrant un coût moyen de consultation supérieur à 10 € (c’est notre cote d’alerte symbolique, sachant que les coûts moyens de la plupart des ressources se situent entre 1 et 3 €). Dès lors, nous entrons en discussion avec les chercheurs concernés et nous réduisons le bouquet, ou prenons du titre à titre, ou désabonnons carrément dans certain cas, parfois en proposant une ressource de substitution. Ainsi la politique documentaire parvient-elle à se frayer un petit sentier au milieu des ronciers budgétaires. Élargir ce sentier n’est pas affaire de chiffres, mais de politique et de négociation, un travail qui se fait, pour l’essentiel, hors des murs matériels ou numériques de la bibliothèque. Et dont je parlerai peut-être une autre fois puisque mon but, aujourd’hui, était juste de vous dire où passerait, en 2013, le million de la doc électronique.

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