Du télétravail en BU en temps de crise

Le télétravail, c’est d’abord du travail, c’est-à-dire qu’il s’agit d’ « une activité individuelle ou collective, intentionnelle et non instinctive, s’exerçant sur la nature à travers une succession d’opérations » (Dictionnaire de l’ethnologie et de l’anthropologie, PUF). Ce travail s’élabore dans un temps spécifique (asynchrone et synchrone) conditionné par l’outil technologique et dans un espace particulier (généralement l’espace domestique).

A en croire une enquête Malakoff Médéric diligentée en février 2019, près de 30% des salariés travailleraient sur le mode du télétravail, de manière occasionnelle ou régulière. Le phénomène prend effectivement de l’ampleur. Nul doute qu’avec les mouvements sociaux, il ait pris un nouvel essor. Janique Soulié (Laboratoire ClerMa de l’UCA) a dressé une liste de 6 points clefs à suivre pour les Responsables d’équipe, afin de mener à bien une œuvre collective : c’est la règle des 6 C (Cadre ; Communication ; Confiance ; Contrôle ; Cohésion d’équipe ; Collègues non-télétravailleurs). Bien évidemment, cela ne prend tout d’abord son sens que par rapport à un projet bien déterminé et à une stratégie mûrie ; cela suppose ensuite un contexte favorable ; il n’est possible, enfin, de mettre cela pleinement en place qu’avec des collègues motivés et volontaires.

1. La notion de télétravail telle qu’elle était envisagée avant la crise à l’UCA

Il se trouve que c’était un sujet d’actualité à l’UCA.

– La notion de télétravail a naguère fait l’objet d’une discussion et d’un cadrage au sein de l’Université Clermont-Auvergne (Délibération CA 2019-06 du 28 juin 2019). Elle s’appuie sur des textes législatifs et réglementaires bien connus maintenant et publiés entre 2012 et 2017.
– Elle entre bien dans une stratégie qui veut concilier les intérêts du Service public et la prise en compte des risques psycho-sociaux
– Elle n’est applicable qu’aux métiers qui s’y prêtent : cadres instruisant des dossiers, chargés de missions, collègues essentiellement chargés de chaînes de traitement numérique (DUMAS, annales d’examen, voire gestion administrative qui ne nécessite pas de présence physique) … Les métiers d’accueil avaient été délibérément exclus du dispositif.

– A la BU de l’UCA, 3 personnes ont fait une demande en la matière. Et c’est en toute logique que ces demandes émanent des services transversaux que sont la Bibliothèque numérique et la Direction. Deux d’entre elles sont des collègues très spécialisées, travaillant « dans les nues », puisque spécialistes d’Alma (entre autres choses ; Alma est un SIGB en mode SaaS) et la troisième gère la communication et la scénographie à la BU. Les demandes portent sur 1 jour par semaine s’agissant des deux premières et de 2 jours par semaine s’agissant de la troisième.
Il est à noter –j’y insiste- que les 3 personnes en question joignent à une haute technicité une aisance relationnelle certaine, qui font qu’elles conçoivent ce moment de télétravail comme un temps de concentration maximale pour gérer au mieux leurs tâches.
Il faut dire, enfin, que quelques cadres (le Directeur adjoint, le Responsable administratif, moi-même…), pratiquons le mélange des genres sciemment, pour terminer ce qu’il faut terminer, sans cadre puisque ce travail s’effectue à des moments normalement voués au repos. L’ENT est alors notre instrument de travail. Je tiens à dire que l’UCA entend lutter contre cette tendance, qui résulte d’une certaine dose d’indifférenciation entre les différentes fonctions (j’y reviendrai plus bas).
C’est dans ce contexte que la crise du COVID 19 nous astreint à un confinement et qu’il faut imaginer de faire travailler 110 personnes dont 107 n’étaient pas volontaires (100 si on excepte les cadres qui pratiquent de facto le télétravail « sauvage » non recommandé).

2. Les conditions externes

Pour imaginer que le télétravail domestique soit généralisé, il faut examiner les conditions externes qui doivent prévaloir. Elles sont de quatre types :

>avoir du débit chez soi. Nous sommes en Auvergne et mes collègues n’habitent pas tous dans une métropole bien irriguée en la matière ; en outre, sur la métropole clermontoise, le réseau peut à certains moments « ramer » (Ah ! Les ravages de Netflix…)

>avoir des outils à la hauteur de l’enjeu. C’est le point fort des universités, incontestablement. Nous avons une équipe technique, avec de nombreux ingénieurs compétents et réactifs. Et l’ENT universitaire est autrement plus costaud que l’ENT académique…

>avoir le matériel sécurisé fourni. Hormis les services de type Alma (Saas), les SI « régaliens » comme la brique RH ou la brique financière sont à préserver absolument de toute attaque. J’ai personnellement demandé deux PC portables sécurisés pour le service : le traitement de la demande est en cours.

>gérer le problème du déplacement. Pour l’instant, je suis le seul à être habilité à me déplacer. Je vais faire la demande aussi pour mon adjoint. Inutile de dire que je ne vais pas faire la navette en Auvergne pour desservir en matériel informatique les collègues : le confinement décrété hier 16 mars me l’interdit.

Ces problèmes ne sont donc pas minces. Restent à considérer maintenant la situation des agents.

3. Les conditions internes

Comme nous l’avons vu, les personnels concernés par le télétravail en temps normal sont des collègues qui ne sont pas tributaires de l’activité physique des BU (public, réception des commandes, gestion du matériel informatique, bans de numérisation…). Quand bien même les autres seraient intéressés par le télétravail en temps de crise, il leur faudrait avoir en tête les points suivants.

 

>avoir une grande capacité à jongler avec le numérique. Nécessairement.
La vie moderne cependant le requiert. Et ce n’est pas tant l’aspect technique qui m’importe ici que la fusion des différentes identités qui nous composent : identité intime (correspondance numérique, réseaux sociaux personnels) ; identité associative et/ou militante ; identité professionnelle. Il est demandé en l’occurrence de savoir très vite passer de l’une à l’autre, en adoptant immédiatement le ton qui sied.

>avoir un écran disponible.
C’est l’aspect économique et social que je veux convoquer ici. Dans certains foyers, chacun a un véritable écran, ce qui permet à tous les occupants d’un appartement ou d’une maison de pouvoir gérer au mieux ses impératifs. D’autres n’ont pas cette chance. Car, avec la fermeture des écoles, universités, usines, commerces…, il faut trouver une organisation domestique pratique, tout en ne négligeant pas les interactions sociales à distance, cruciales pour ne pas se sentir isolés.

>avoir du temps et de l’espace.
En temps de crise, faire ses courses prend deux fois plus de temps. Pour peu que l’on ait charge de famille, l’organisation domestique, le suivi des devoirs accaparent encore un peu plus. Cette question du temps –un temps bien calibré et à vocation purement professionnelle- est cruciale. Je n’aurais garde d’oublier la question spatiale : si la cuisine-séjour fait également bureau pour toute la famille, la gestion des moments consacrés au travail sera rendue plus ardue.

4. Et pourtant…

Et pourtant, la gestion volontairement décentralisée de la BU de l’UCA montre en ce moment de crise sa résistance : presque toutes les BU ont un compte social propre, ce qui leur permet et de partager les publications du compte générique « BU UCA » et de créer leurs actualités pour demeurer en contact.

Autre point intéressant, les initiatives au sein de chaque BU pour maintenir le contact : Tel pense à voir ses collègues de Santé par Skype, telle autre invite ses collègues de Sciences à faire des propositions et donc les implique dans l’organisation à venir. Je cite un de ses messages :
« Je vous propose d’occuper cette première semaine de confinement en réfléchissant à une façon de garder le lien au sein de l’équipe : lien professionnel ou non. Dans notre quotidien à la BU, vous êtes nombreux à faire part de vos idées ou remarques. Aussi, dans ce contexte, je compte particulièrement sur vos diverses propositions et riches idées pour maintenir le lien entre nous ! Pour ceux qui le souhaitent, vous pouvez donner des idées quelles qu’elles soient sur ce document collaboratif en ligne ou par mail ». Tel autre indique vouloir faire un travail d’indexation intellectuel de ressources en ligne. D’autres veulent faire du travail qualité sous Winibw…

Enfin, un certain nombre de collègues ont pris soin de venir chercher des dossiers ou du matériel pour vaille que vaille continuer à répondre aux enseignants, aux étudiants et aux services centraux. D’autres, à distance, assurent la continuité des services numériques.

En conclusion, il n’est pas inintéressant de reprendre les points avancés par Janique Soulié dans son article. Il n’est pas possible d’avoir des obligations de résultats, au regard des obligations de moyens qui incombent à l’Etat. Ceci étant dit, par la Confiance, la Communication et la Cohésion d’équipe, nous espérons faire au mieux et inclure celles et ceux (quelle que soit leur catégorie A, B, C) qui veulent et peuvent être utiles. Les autres, légitimement, seront en Autorisation spéciale d’absence, s’ils ne sont pas souffrants.

La parole est aux usagers via notre guichet unique OTRS, que nous mettons en avant en ces temps de crise…

Le SGBM et la BCU : « Techpoint et Checkpoint »

La situation actuelle du système

Depuis les années 2010, nous nous sommes investis dans une démarche de modernisation de nos outils documentaires, à l’instar de nombreuses bibliothèques universitaires, soucieuses d’offrir de meilleurs services à leurs usagers.

Nous avons commencé en 2011 par réaliser notre propre site web (avec Drupal) puis, en 2012, notre catalogue (avec Blacklight). Les deux projets ont bénéficié d’abord à nos publics. Cependant, notre système d’information tout entier méritait d’être revu et simplifié. Le projet SGBM arrivait donc à point nommé. Voici en effet la liste de nos outils actuels :

OUTILS CONTENU FORMAT DE DONNÉES
Step + Star Thèses électroniques Métadonnées XML TEF
Sudoc (CBS + WinIBW) Tout imprimé ou électronique Notices UNIMARC
 Le contenu est versé dans :
le SIGB (Absysnet)
Tout imprimé
Thèses tout support
Supports numériques
Collections électroniques acquises et licences nationales
Notices UNIMARC
S’y ajoute ensuite le contenu des deux outils suivants :
1. Résolveur de lien (SFX) Revues électroniques abonn. Métadonnées XML DC
2. Fichiers éditeurs Livres électroniques abonn. Notices UNIMARC
Et le tout est rendu consultable via :
Catalogue (Blacklight) Tout imprimé ou électronique UNIMARC

Nous utilisons différents outils, en fonction du type de document à traiter. Et malheureusement, tous ces outils ne sont pas maniés par tous les bibliothécaires. L’une de nos principales motivations à intégrer le projet SGBM était justement de réintégrer la gestion des ressources électroniques dans le travail quotidien de l’ensemble des collègues.

Du point de vue technique, la réinformatisation s’imposait. Pas de modernisation de nos services sans un nouveau système de gestion performant, alliant robustesse et respect des standards (à la fois de la bibliothéconomie et du web). Nous avions besoin d’un système capable de rendre tous les services attendus comme d’interagir avec des applications développées dans l’établissement, tout en conservant un lien très fort avec le réseau Sudoc.

Le SGBM correspond bien à nos besoins. Tout en participant au projet, nous avons lancé dès 2013 des chantiers pour préparer la migration. Certains concernent spécifiquement les périodiques, afin de mettre à jour tous nos états de collection. D’autres impliquent des corrections de données très importantes tandis que les derniers consistent en des exemplarisations automatiques dans le Sudoc (des corpus entiers ne sont pas encore signalés dans le catalogue national). C’est un travail de longue haleine, mais qui en vaut la peine, car, à ce prix, nous pourrons « migrer » correctement nos données dans le futur SGBM.

Une question de rythmes

Villard de Honnecourt, "Perpetuum mobile" (Image du domaine public)
Villard de Honnecourt, « Perpetuum mobile » (Image du domaine public)

Une fois le constat dressé, il importait d’agir et le projet SGBM nous offrait l’occasion et de nous insérer dans une réflexion globale et de projeter le site universitaire auvergnat dans un cadre d’action répondant à nos attentes.

Comme souvent, le dossier présentait deux versants : un versant interne et un versant externe, l’ubac et l’adret en somme (car, bien sûr, les Auvergnats ont la manie de vouloir tutoyer les sommets !).

Du point de vue interne, la réflexion s’est organisée rapidement, grâce à la désignation d’une Chef de projet, à l’intégration du dossier dans la stratégie globale (Lire ici http://alambic.hypotheses.org/4163 et là, http://alambic.hypotheses.org/5534) et à la diffusion en interne des mutations qui allaient en découler (Journée des personnels 2014, avec la tenue d’un atelier spécifique). Des réunions rassemblent depuis plusieurs mois la Chef de projet, la Responsable des données bibliographiques et deux professionnels BIBAS, pour planifier les chantiers. D’ores et déjà, il est acté qu’un professionnel BIBAS viendra épauler la Chef de projet en septembre 2015, tant ce dossier est capital et qu’un réseau de correspondants, dans les différentes BU, sera en soutien.

À la jonction de l’interne et de l’externe, se trouve la communication interne au site auvergnat, à destination des décideurs et cadres universitaires (Présidents, Vice-présidents, DGS, DSI, Service juridique, enseignants-chercheurs). Chaque fois que ce fut possible, un bilan d’étape du projet SGBM fut exposé, dans le cadre du Conseil de la documentation et du CODEX1. Ainsi, le 13 mai dernier, le dossier fut analysé pendant près d’une heure trente dans cette dernière instance, à l’aune des besoins présents et à venir. Un accord de principe prévaut maintenant pour la suite, avec pour seule réserve majeure la question des coûts, non encore définis, mais qui pourront l’être après la remise de l’étude de l’ADBU, annoncée en septembre 2015.

Dans les montagnes auvergnates, l’eau surgit partout, fraîche d’ordinaire ou brûlante parfois (les « chaudes aigues »). Elle va d’un versant à l’autre. Métaphoriquement, au sens premier comme au sens figuré du terme2, nous pouvons avancer que les « couzes »3 de la réflexion interne permettent de « charrier » des éléments d’appréciation en externe. C’est ainsi que nous avons répondu à l’étude d’impact de l’ABES de mars 2013, par un document de six pages, qui tentait de répondre à la volonté, exprimée par le Directeur de l’ABES, d’appropriation du projet par les partenaires. Nous y prenions des positions discutables, sans doute, mais qui ont été rendues publiques par un envoi sur la liste de diffusion de l’ADBU. Nous avons également souhaité faire remonter d’emblée le sujet important à nos yeux de l’accessibilité, au regard des publics en position de handicap. En outre, nous avons diffusé le projet à l’extérieur de la sphère « enseignement supérieur et recherche », ce qui fut l’occasion de constater que le réseau CANOPE avait entrepris un projet similaire (projet R@cines) et de proposer à l’ABES, par conséquent, une possible interopérabilité entre SGBM et R@cines, pour mieux desservir les ESPE. Enfin, il nous semble que le projet SGBM mérite une communication large, à même d’en montrer toute la portée en-dehors du cénacle des spécialistes de l’Infodoc : l’ABES s’y emploie activement cette année, en mettant à la disposition des sites pilotes des documents réemployables pour partie. Nous pourrions aller jusqu’à donner un nom au projet qui soit moins « métier ».

Qu’en espère-t-on ?

Qu’est-ce qu’un site universitaire comme celui de Clermont-Auvergne peut espérer du projet SGBM à l’horizon 2017 ?

  • Évidemment, une modernisation technique, facilitant l’insertion de la BCU dans les projets de site (comme le projet de carte universitaire unique pour l’ensemble des services), ou dans des projets internes (bascule progressive en RFID)
  • Le bénéfice d’une expertise partagée, avec des retombées offertes en termes de services (création d’API…), en termes de qualité des données et de leur gestion (base de connaissances, Hub de métadonnées les Québécois diraient peut-être « pôle », les Auvergnats « puy », qui vient de podium, rappelons-le et évoque chez nous une relation ombilicale).
  • Un point d’accès unique pour l’ensemble des collections du site Clermont-Auvergne (par collections, entendons les collections produites ou acquises par le site, en matière de pédagogie, de recherche et de diffusion de la culture scientifique, quels que soient les supports et les formats)
  • Un levier interne pour la diffusion des nouveaux formats au sein des personnels de bibliothèque
  • Un appui pour promouvoir l’Accès universel (l’Open access)
  • Une préparation à l’avènement à terme d’un espace européen de la documentation.

Ces espérances sont gagées sur le maintien d’une Agence bibliographique forte et jouant à plein son rôle de coordinateur, car le site universitaire Clermont-Auvergne ne pourrait seul relever ces défis, fût-il en relation avec d’autres universités.

F. Boyer, Directeur de la BCU, et R. Bussemey, Chef de projet SGBM à la BCU.

1. Bureau du Conseil de la documentation, regroupant enseignants-chercheurs désignés par les Présidents et les conservateurs Responsables de service.

2. La métaphore, étymologiquement, renvoie à l’idée de transport.

3. Une couze est un ruisseau de montagne en Auvergne.