Négocier avec Elsevier : être ensemble, en restant soi-même

« Simul et singulis », c’est la devise de la Comédie-Française.

Il se trouve qu’une négociation avec Elsevier se prête assez à la comparaison avec le spectacle théâtral. L’acte 1 plante le décor : présentation des acteurs, en l’absence du principal protagoniste, Elsevier-RelX, qui, pour autant, reste au centre des échanges. L’acte 2 voit la prise de conscience de l’enjeu et du laps de temps court du drame. L’acte 3 est le moment de la crise : inévitablement des perceptions différentes entraînent des discussions nourries. L’acte 4 permet de trouver les 2 ou 3 solutions possibles et l’acte 5 permet le dénouement.

La tentation est grande, partant, de jouer le Deus ex machina, en escamotant les actes 2 et 4, essentiels pourtant à l’issue. Il est objectivement plus facile de présenter le format qui prévalait jusqu’alors (négociation en bloc par le biais d’une licence nationale), comme étant le format devant s’imposer plutôt que de devoir imaginer faire autrement. Loin de moi l’idée de nier le caractère complexe du contrat : Clermont, du reste, avait bien prêté la main, lors d’une négociation précédente, preuve du sens local des responsabilités.

On peut s’étonner du fait qu’avec une année supplémentaire pour mieux négocier, le collectif -la troupe, pour filer la métaphore théâtrale- se retrouve dans la même position instable que la fois précédente. En l’espèce, c’est remettre en question l’autonomie des universités, par ailleurs respectée dans les autres négociations.

Et si le mandat ne portait pas sur le chiffre d’affaire de la saison, mais sur le billet d’entrée ? Autrement dit, n’y aurait-il pas la possibilité d’avoir une politique à destination des publics ? Concrètement, cela signifierait mettre en place un abaque à plusieurs entrées (nombre de chercheurs, de doctorants, d’IGR ; poids coefficienté des disciplines…), pour définir un droit d’entrée critérisé par établissement. Ainsi, serait respectée l’autonomie des universités. Le collectif aurait su négocier de concert la possibilité du spectacle. Le spectateur serait maître de décider de s’y rendre ou pas : simul et singulis.

La négociation à venir avec Elsevier : faites vos jeux !

Le contrat dit de la Freedom collection s’achève cette année (2018-2022). C’est un contrat majeur, aux conséquences financières non négligeables pour l’Enseignement supérieur et la Recherche. Au vu des millions d’EUR engagés, il me semble que cela nécessite d’étudier la question.

On pourrait reprendre la bonne vieille formule mnémotechnique des orateurs romains, pour ne rien rater de la définition du sujet (Quis ? Cur ? Quomodo ? Quando ? Ubi ? …)

Qui ?

COUPERIN est aux manettes. Bras armé documentaire de France Université pour ce qui concerne les ressources électroniques, COUPERIN est le consortium national qui négocie avec les éditeurs au nom de l’ESR les ressources utiles. L’objectif poursuivi n’est autre que de mettre en adéquation l’offre et la demande (en matière de fonctionnalités et de coûts notamment).

Rappelons une de ses missions : contribuer à clarifier et à faire évoluer les relations contractuelles avec les éditeurs.

Rappelons également que COUPERIN est né de la volonté de négocier avec les grands éditeurs (en jargon, les « Big deals »). Et le premier accord a été signé avec… Elsevier[1]. Et remercions les collègues qui mettent les mains dans le cambouis.

L’ABES est la plateforme opérationnelle du contrat.

Pour autant, penser que COUPERIN puisse être décisionnaire sur un dossier aussi lourd relève d’une méconnaissance du fonctionnement de l’ESR français.

De l’autre côté de la table, on trouve RELX Group (alias Elsevier), un mastodonte de l’édition mondiale, qui procède à coups de rachats d’éditeurs (LexisNexis, Masson en France, par exemple) ou de plateformes (SSRN…). C’est bien simple, RELX Group arrive en tête du classement des éditeurs mondiaux (Hachette, par exemple, n’arrive qu’à la sixième place, en 2020)[2].

VERBATIM d’un article de presse : With its strong position in STM, legal, and business markets, the British-Dutch publisher had revenue of $5.89 billion, up 4.5% over 2019.

Les chiffres sont stratosphériques et les fonds de pension adorent ce type de placement, comme l’a indiqué récemment sur BFM TV Sonia Fasolo, de Eleva capital.

Comment ?

Par deux fois, une licence nationale a été établie avec l’éditeur Elsevier pour ce bouquet, en “taillant” en amont, dans la dotation pour charge de service public.

Le contrat établi pèse lourd : il se chiffre en millions.

VERBATIM de l’ABES : “Le contrat Abes-Elsevier, avec ses 488 pages (incluant les annexes, bien entendu) et un montant du marché de 138 946 566,63 € HT correspondant à 227 abonnés pendant une durée de 4 ans, témoigne de la complexité de l’exercice, puisqu’il agrège des clauses diverses : abonnement électronique, livraison de versions imprimées, accès pérenne, versement des données dans d’autres plates-formes (PANIST, ISTEX), fourniture des métadonnées de revues et d’articles, ainsi que plusieurs dispositifs en faveur de l’open access, dans le sillage des accords transformants (accès libre aux manuscrits auteur acceptés, réduction des APC – frais du publication en accès ouvert).”

LIRE LE BILLET EN ENTIER, ICI

Il faut noter qu’historiquement, au moment où le premier Big deal a été signé, les établissements n’avaient pas dédoublonné leur portefeuille d’abonnements imprimés (dispersés dans chaque établissement), ce qui a permis à RELX de fonder ses prétentions financières sur un chiffre d’affaire historique très élevé. Or, avec la plupart des autres éditeurs, le travail de dédoublonnement a été effectué.

Aussi la question de la communication interne à Couperin n’est-elle pas neutre. Elle a pu susciter une suggestion d’organisation que le Bulletin des bibliothèques de France avait décidé de publier[3]. Disons-le tout net : il faut reconnaître qu’une négociation de ce type suppose des niveaux différents, en matière de concertation. Si le consortium Couperin est rodé, sur ce point, une bonne communication interne sera un impératif catégorique dans les mois à venir.

Pourquoi ?

Il faudrait revenir au fondement de la question : la Politique documentaire[4]. C’est au regard des attendus de chaque communauté, de chaque établissement que peut se justifier un abonnement ou un désabonnement à Elsevier. L’Université Clermont Auvergne avait ainsi tranché pour le désabonnement de Wiley et de Springer. Y a-t-il eu des répercussions au niveau de la recherche ? Aucune.

Evidemment, il faudra, dans le cas d’espèce, voir ce qu’il serait nécessaire de conserver. Du point de vue auvergnat, il paraît important de conserver ce que nous appelons la Bibliothèque Médicale Française.

Se joue là un point crucial, un point de principe : l’autonomie des universités. L’UCA devrait pouvoir décider de rejoindre ou non un groupement de commande, à l’instar de ce qui prévaut pour toutes les autres négociations. Pourquoi faire une exception pour la négociation sur la Freedom collection, qui au passage, porte bien mal son nom (Lafayette, reviens !) ? La licence nationale, dans ce cadre-là, et la retenue « à la source » vont à l’encontre du principe de l’autonomie des universités.

Peut-être que la communauté universitaire auvergnate trouvera un intérêt finalement à intégrer le groupement de commande. Mais, pas à n’importe quel prix.

VERBATIM d’un article suédois « Les coûts de l’édition académique doivent être continuellement surveillés, analysés et communiqués à l’ensemble de la communauté universitaire de manière transparente pour permettre d’exercer des pressions sur les éditeurs et de limiter le coût total de l’édition. »[5]

Quand ?

COUPERIN a décidé de prolonger une année supplémentaire le contrat avec Elsevier. On ne peut qu’être d’accord, s’il en sort quelque chose de constructif et de partagé.

Où ?

Le cadre est français, en toute logique. Ce qui n’empêche pas de regarder un peu ce qui se passe ailleurs, dans des pays comparables. Je retiens de l’article suédois déjà cité la conclusion :

VERBATIM de l’article suédois : « Dans l’expérience suédoise, la rupture a été un élément déterminant, pour finalement arriver à un accord satisfaisant que le comité directeur de Bibsam était prêt à présenter aux établissements participants. La Suède ne pèse pas d’un grand poids et représente un marché limité pour Elsevier, mais le refus de recontracter a fait basculer le rapport de forces au bénéfice des universités suédoises. Il y a tout lieu de croire que le refus suédois a contraint Elsevier à intégrer à son offre les conditions souhaitées. Par conséquent, dans le cas suédois, la rupture a eu des effets avérés. »

Et après ?

Il est évident que la question de la Science ouverte est l’horizon d’attente, pour ce type de production éditoriale (articles en STM et en Economie, représentés de manière écrasante dans la Freedom collection). Rappelons que les chercheurs, les techniciens, les laboratoires, les bibliothèques n’existent que par la puissance publique, au sein des universités.

Il y a un second enjeu, celui de la bibliodiversité, c’est-à-dire la possibilité de continuer à offrir un éventail large, du point de vue documentaire, à nos publics. A titre d’exemple, pour une université pluridisciplinaire comme l’UCA, le fait de pouvoir disposer d’un budget d’acquisition dans les domaines des Lettres, sciences humaines, de l’éducation ou du droit, notable reste un postulat de base. On voit par là même qu’il ne s’agit pas non plus d’avoir une vision manichéenne Science ouverte versus éditeurs privés (les publications des éditeurs privés en SHS et en Droit ont toute leur place dans des collections universitaires).

Deux pistes s’ouvrent dès lors :

1-conclure un contrat avec Elsevier, à d’autres conditions financières (un rabais substantiel), avec la Science ouverte véritablement au cœur des dispositions arrêtées

2-se passer de ce contrat majeur (Big deal), comme le fait un nombre certain d’universités états-uniennes

VERBATIM d’un rapport de recherche du CNRS « Premièrement, faire de l’accès ouvert un objectif ne passe pas nécessairement par ces accords. La situation états-unienne constitue un contre-exemple frappant : si les No Deal s’y multiplient avec les gros éditeurs, ce n’est généralement pas en raison de leur incapacité à produire un tel accord, mais parce que la volonté de frugalité des universités américaines est telle qu’elles préfèrent abandonner le Big Deal. Elles favorisent le retour à un abonnement simple, c’est-à-dire titre-à-titre, en s’appuyant sur les différentes versions en accès ouvert repérées par exemple par Unpaywall, des services tiers, et le prêt inter-bibliothèques pour fournir les articles désormais « inaccessibles ». Ces pratiques d’unbundling sont collectionnées par SPARC, ainsi que les montants économisés, dont une partie peut être utilisée soit pour financer la publication d’articles en accès ouvert par le paiement d’APC, soit pour soutenir des structures de publication en accès ouvert fondées sur un modèle Diamant.[6] »

Faites vos jeux !

[1] Iris Reibel, « Couperin : un exemple de consortium pour la fourniture électronique des documents ». Bulletin d’informations de l’ABF [en ligne]. 2000 [consulté le 03 octobre 2022]. Disponible sur le Web : <https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/index-des-revues?id_article=47140>. ISSN 0004-5365

[2] Jim Milliot, « RELX Remained the World’s Largest Publisher in 2020 ». Publishers weekly, 24 septembre 2021.

[3] Daniel Bourrion, « Une modeste proposition – Pour des négociations collectives de nos licences nationales », Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 2020-1.
En ligne : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2019-00-0000-008

[4] Lire Isabelle Bizos, Big deals et open access: quelle stratégie numérique pour les bibliothèques universitaires ?, Enssib : Mémoire d’étude DCB, 2020

[5] Olsson, L., Lindelöw, C. H., Österlund, L., & Jakobsson, F. (2020), « Cancelling with the world’s largest scholarly publisher: lessons from the Swedish experience of having no access to Elsevier ». Insights, 33(1), 13. DOI: http://doi.org/10.1629/uksg.507

[6] Quentin Dufour, David Pontille, Didier Torny. Contracter à l’heure de la publication en accès ouvert. Une analyse systématique des accords transformants. [Rapport de recherche] 206 150, CNRS; Comité pour la science ouverte. 2021, pp.81. halshs-03203560

Bilan à mi-parcours de la résidence Wikimédia à Clermont-Auvergne

Six premiers mois : du 23 août 2021 au 24 février 2022

Par Nicolas Vigneron, Wikimédien en résidence

Chiffres clés

Chiffres au 24 février 2022 et sur 6 projets : Wikipédia, Wikidata, Wikimédia Commons, Wikisource (français, anglais, latin) :

16 717 modifications sur 6 396 pages différentes

405 fichiers importés sur Wikimedia Commons (367 côté Métropole et 38 côté Université)
19 ouvrages en cours de retranscription en cours sur les Wikisources
- ces ouvrages sont de type (manuscrit, imprimé) et longueur divers (de 1 à 837 pages) pour un total de 3 943 pages.

Contexte

Fait unique, cette résidence est le fruit d’un partenariat entre Clermont Auvergne Métropole et l’université Clermont-Auvergne. Elle bénéficie du soutien financier du service Livre et Lecture de la DRAC Auvergne-Rhône-Alpes et du ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Dans ce dernier cadre, la résidence s’insère parfaitement dans les objectifs du Plan national pour la science ouverte 2021-2024.

Administrativement, chaque institution accueille le wikimédien 6 mois dans ses bureaux mais dans la pratique l’organisation se fait en bonne intelligence pour permettre de mener des actions communes ou sur le long terme de façon souple.

Formations

J’ai croisé et formé à divers degrés de nombreuses personnes. Pour certaines, il s’agit d’une simple initiation (parfois générale, parfois personnalisée) et pour d’autres il s’agit de formations plus intensives sur plusieurs dizaines d’heures dans l’objectif de former à la contribution. Pour résumer globalement, il y a eu :

environ 250 personnes ayant eu une présentation/initiation
environ 50 personnes ayant assisté à un atelier
une vingtaine de personnes ayant eu une formation approfondie

Ces personnes ont des profils très variés : on trouve des étudiants (en filière information-communication), des enseignants, sans compter des collègues bibliothécaires ou le « grand public ».

Quelques statistiques

Par projet

Sur les 16 717 modifications au total, 10 132 (soit 60 %) ont été faites sur Wikidata. Cela est notamment dû à l’import-création de 2400 éléments sur des portraits du fonds Boyer^[1].

De même, Wikisource est propice aux micro-contributions qui “gonflent” un peu le décompte.

Enfin, des imports automatiques prévus sur Wikimédia Commons n’ont pas pu être réalisés en raison de problèmes techniques. Cette proportion devrait augmenter dans les prochains 6 mois.

Un petit nombre de contributions ont été faites sur d’autres projets mais n’ont pas été toutes repérées ni comptées ici.

Par mois

On voit que Wikidata représente la moitié des contributions chaque mois : le pic en octobre correspond à l’import-création le 4 octobre du fonds Boyer.

La résidence ayant commencé le 23 août, la contribution au prorata est globalement la même que pour les autres mois.

La contribution mensuelle sur Wikipédia est étonnamment faible mais ce projet requiert plus de préparation et de formation : on note une faible mais nette augmentation des contributions sur ce projet.

Par personne

Enfin, même avec des outils d’aide aux contributions, il y a toujours des personnes derrière celles-ci.

On trouve mon compte de Wikimédien en résidence à la première place avec 64 % du total (là encore, les imports automatiques biaisent un peu ce résultat).

Les 4 premiers mois étant basés à la bibliothèque du patrimoine, on trouve logiquement les comptes des personnes de cette bibliothèque parmi les suivants.

En retirant le compte ayant le plus de contribution et en gardant ceux avec plus de 100 contributions, la répartition par mois met en avant les mois de septembre à décembre correspondant à ceux où j’étais sur place. Similairement, on voit la contribution du compte VegaLyre de l’Université en janvier-février lors de ma présence sur place.

Méthodologie

Les données quantitatives ont été obtenues grâce à l’outil Tableau de bord des programmes et événements^[2].

Et la suite ?

En conclusion, voici quelques objectifs que l’on vise pour les 6 prochains mois :

accroître le nombre de personnes formées (à tous les niveaux de la présentation jusqu’à la formation approfondie)
renforcer la contribution sur Wikipédia et sur Wikimédia Commons (la réparation de Pattypan devrait rendre ce second point aisé à atteindre)

En savoir plus

^[1] Voir la description de ce fonds sur : https://overnia.bibliotheques-clermontmetropole.eu/decouvrir_collection.php?titre=L%27Auvergne%20en%20portraits

^[2] Disponible à cette adresse : https://outreachdashboard.wmflabs.org/

Du télétravail en BU en temps de crise

Le télétravail, c’est d’abord du travail, c’est-à-dire qu’il s’agit d’ « une activité individuelle ou collective, intentionnelle et non instinctive, s’exerçant sur la nature à travers une succession d’opérations » (Dictionnaire de l’ethnologie et de l’anthropologie, PUF). Ce travail s’élabore dans un temps spécifique (asynchrone et synchrone) conditionné par l’outil technologique et dans un espace particulier (généralement l’espace domestique).

A en croire une enquête Malakoff Médéric diligentée en février 2019, près de 30% des salariés travailleraient sur le mode du télétravail, de manière occasionnelle ou régulière. Le phénomène prend effectivement de l’ampleur. Nul doute qu’avec les mouvements sociaux, il ait pris un nouvel essor. Janique Soulié (Laboratoire ClerMa de l’UCA) a dressé une liste de 6 points clefs à suivre pour les Responsables d’équipe, afin de mener à bien une œuvre collective : c’est la règle des 6 C (Cadre ; Communication ; Confiance ; Contrôle ; Cohésion d’équipe ; Collègues non-télétravailleurs). Bien évidemment, cela ne prend tout d’abord son sens que par rapport à un projet bien déterminé et à une stratégie mûrie ; cela suppose ensuite un contexte favorable ; il n’est possible, enfin, de mettre cela pleinement en place qu’avec des collègues motivés et volontaires.

1. La notion de télétravail telle qu’elle était envisagée avant la crise à l’UCA

Il se trouve que c’était un sujet d’actualité à l’UCA.

– La notion de télétravail a naguère fait l’objet d’une discussion et d’un cadrage au sein de l’Université Clermont-Auvergne (Délibération CA 2019-06 du 28 juin 2019). Elle s’appuie sur des textes législatifs et réglementaires bien connus maintenant et publiés entre 2012 et 2017.
– Elle entre bien dans une stratégie qui veut concilier les intérêts du Service public et la prise en compte des risques psycho-sociaux
– Elle n’est applicable qu’aux métiers qui s’y prêtent : cadres instruisant des dossiers, chargés de missions, collègues essentiellement chargés de chaînes de traitement numérique (DUMAS, annales d’examen, voire gestion administrative qui ne nécessite pas de présence physique) … Les métiers d’accueil avaient été délibérément exclus du dispositif.

– A la BU de l’UCA, 3 personnes ont fait une demande en la matière. Et c’est en toute logique que ces demandes émanent des services transversaux que sont la Bibliothèque numérique et la Direction. Deux d’entre elles sont des collègues très spécialisées, travaillant « dans les nues », puisque spécialistes d’Alma (entre autres choses ; Alma est un SIGB en mode SaaS) et la troisième gère la communication et la scénographie à la BU. Les demandes portent sur 1 jour par semaine s’agissant des deux premières et de 2 jours par semaine s’agissant de la troisième.
Il est à noter –j’y insiste- que les 3 personnes en question joignent à une haute technicité une aisance relationnelle certaine, qui font qu’elles conçoivent ce moment de télétravail comme un temps de concentration maximale pour gérer au mieux leurs tâches.
Il faut dire, enfin, que quelques cadres (le Directeur adjoint, le Responsable administratif, moi-même…), pratiquons le mélange des genres sciemment, pour terminer ce qu’il faut terminer, sans cadre puisque ce travail s’effectue à des moments normalement voués au repos. L’ENT est alors notre instrument de travail. Je tiens à dire que l’UCA entend lutter contre cette tendance, qui résulte d’une certaine dose d’indifférenciation entre les différentes fonctions (j’y reviendrai plus bas).
C’est dans ce contexte que la crise du COVID 19 nous astreint à un confinement et qu’il faut imaginer de faire travailler 110 personnes dont 107 n’étaient pas volontaires (100 si on excepte les cadres qui pratiquent de facto le télétravail « sauvage » non recommandé).

2. Les conditions externes

Pour imaginer que le télétravail domestique soit généralisé, il faut examiner les conditions externes qui doivent prévaloir. Elles sont de quatre types :

>avoir du débit chez soi. Nous sommes en Auvergne et mes collègues n’habitent pas tous dans une métropole bien irriguée en la matière ; en outre, sur la métropole clermontoise, le réseau peut à certains moments « ramer » (Ah ! Les ravages de Netflix…)

>avoir des outils à la hauteur de l’enjeu. C’est le point fort des universités, incontestablement. Nous avons une équipe technique, avec de nombreux ingénieurs compétents et réactifs. Et l’ENT universitaire est autrement plus costaud que l’ENT académique…

>avoir le matériel sécurisé fourni. Hormis les services de type Alma (Saas), les SI « régaliens » comme la brique RH ou la brique financière sont à préserver absolument de toute attaque. J’ai personnellement demandé deux PC portables sécurisés pour le service : le traitement de la demande est en cours.

>gérer le problème du déplacement. Pour l’instant, je suis le seul à être habilité à me déplacer. Je vais faire la demande aussi pour mon adjoint. Inutile de dire que je ne vais pas faire la navette en Auvergne pour desservir en matériel informatique les collègues : le confinement décrété hier 16 mars me l’interdit.

Ces problèmes ne sont donc pas minces. Restent à considérer maintenant la situation des agents.

3. Les conditions internes

Comme nous l’avons vu, les personnels concernés par le télétravail en temps normal sont des collègues qui ne sont pas tributaires de l’activité physique des BU (public, réception des commandes, gestion du matériel informatique, bans de numérisation…). Quand bien même les autres seraient intéressés par le télétravail en temps de crise, il leur faudrait avoir en tête les points suivants.

>avoir une grande capacité à jongler avec le numérique. Nécessairement.
La vie moderne cependant le requiert. Et ce n’est pas tant l’aspect technique qui m’importe ici que la fusion des différentes identités qui nous composent : identité intime (correspondance numérique, réseaux sociaux personnels) ; identité associative et/ou militante ; identité professionnelle. Il est demandé en l’occurrence de savoir très vite passer de l’une à l’autre, en adoptant immédiatement le ton qui sied.

>avoir un écran disponible.
C’est l’aspect économique et social que je veux convoquer ici. Dans certains foyers, chacun a un véritable écran, ce qui permet à tous les occupants d’un appartement ou d’une maison de pouvoir gérer au mieux ses impératifs. D’autres n’ont pas cette chance. Car, avec la fermeture des écoles, universités, usines, commerces…, il faut trouver une organisation domestique pratique, tout en ne négligeant pas les interactions sociales à distance, cruciales pour ne pas se sentir isolé.

>avoir du temps et de l’espace.
En temps de crise, faire ses courses prend deux fois plus de temps. Pour peu que l’on ait charge de famille, l’organisation domestique, le suivi des devoirs accaparent encore un peu plus. Cette question du temps –un temps bien calibré et à vocation purement professionnelle- est cruciale. Je n’aurais garde d’oublier la question spatiale : si la cuisine-séjour fait également bureau pour toute la famille, la gestion des moments consacrés au travail sera rendue plus ardue.

4. Et pourtant…

Et pourtant, la gestion volontairement décentralisée de la BU de l’UCA montre en ce moment de crise sa résistance : presque toutes les BU ont un compte social propre, ce qui leur permet et de partager les publications du compte générique « BU UCA » et de créer leurs actualités pour demeurer en contact.

Autre point intéressant, les initiatives au sein de chaque BU pour maintenir le contact : Tel pense à voir ses collègues de Santé par Skype, telle autre invite ses collègues de Sciences à faire des propositions et donc les implique dans l’organisation à venir. Je cite un de ses messages :
« Je vous propose d’occuper cette première semaine de confinement en réfléchissant à une façon de garder le lien au sein de l’équipe : lien professionnel ou non. Dans notre quotidien à la BU, vous êtes nombreux à faire part de vos idées ou remarques. Aussi, dans ce contexte, je compte particulièrement sur vos diverses propositions et riches idées pour maintenir le lien entre nous ! Pour ceux qui le souhaitent, vous pouvez donner des idées quelles qu’elles soient sur ce document collaboratif en ligne ou par mail ». Tel autre indique vouloir faire un travail d’indexation intellectuel de ressources en ligne. D’autres veulent faire du travail qualité sous Winibw…

Enfin, un certain nombre de collègues ont pris soin de venir chercher des dossiers ou du matériel pour vaille que vaille continuer à répondre aux enseignants, aux étudiants et aux services centraux. D’autres, à distance, assurent la continuité des services numériques.

En conclusion, il n’est pas inintéressant de reprendre les points avancés par Janique Soulié dans son article. Il n’est pas possible d’avoir des obligations de résultats, au regard des obligations de moyens qui incombent à l’Etat. Ceci étant dit, par la Confiance, la Communication et la Cohésion d’équipe, nous espérons faire au mieux et inclure celles et ceux (quelle que soit leur catégorie A, B, C) qui veulent et peuvent être utiles. Les autres, légitimement, seront en Autorisation spéciale d’absence, s’ils ne sont pas souffrants.

La parole est aux usagers via notre guichet unique OTRS, que nous mettons en avant en ces temps de crise…

Le SGBM et la BCU : « Techpoint et Checkpoint »

La situation actuelle du système

Depuis les années 2010, nous nous sommes investis dans une démarche de modernisation de nos outils documentaires, à l’instar de nombreuses bibliothèques universitaires, soucieuses d’offrir de meilleurs services à leurs usagers.

Nous avons commencé en 2011 par réaliser notre propre site web (avec Drupal) puis, en 2012, notre catalogue (avec Blacklight). Les deux projets ont bénéficié d’abord à nos publics. Cependant, notre système d’information tout entier méritait d’être revu et simplifié. Le projet SGBM arrivait donc à point nommé. Voici en effet la liste de nos outils actuels :

OUTILS	CONTENU	FORMAT DE DONNÉES
Step + Star	Thèses électroniques	Métadonnées XML TEF
Sudoc (CBS + WinIBW)	Tout imprimé ou électronique	Notices UNIMARC
Le contenu est versé dans :
le SIGB (Absysnet)	Tout imprimé Thèses tout support Supports numériques Collections électroniques acquises et licences nationales	Notices UNIMARC
S’y ajoute ensuite le contenu des deux outils suivants :
1. Résolveur de lien (SFX)	Revues électroniques abonn.	Métadonnées XML DC
2. Fichiers éditeurs	Livres électroniques abonn.	Notices UNIMARC
Et le tout est rendu consultable via :
Catalogue (Blacklight)	Tout imprimé ou électronique	UNIMARC

Nous utilisons différents outils, en fonction du type de document à traiter. Et malheureusement, tous ces outils ne sont pas maniés par tous les bibliothécaires. L’une de nos principales motivations à intégrer le projet SGBM était justement de réintégrer la gestion des ressources électroniques dans le travail quotidien de l’ensemble des collègues.

Du point de vue technique, la réinformatisation s’imposait. Pas de modernisation de nos services sans un nouveau système de gestion performant, alliant robustesse et respect des standards (à la fois de la bibliothéconomie et du web). Nous avions besoin d’un système capable de rendre tous les services attendus comme d’interagir avec des applications développées dans l’établissement, tout en conservant un lien très fort avec le réseau Sudoc.

Le SGBM correspond bien à nos besoins. Tout en participant au projet, nous avons lancé dès 2013 des chantiers pour préparer la migration. Certains concernent spécifiquement les périodiques, afin de mettre à jour tous nos états de collection. D’autres impliquent des corrections de données très importantes tandis que les derniers consistent en des exemplarisations automatiques dans le Sudoc (des corpus entiers ne sont pas encore signalés dans le catalogue national). C’est un travail de longue haleine, mais qui en vaut la peine, car, à ce prix, nous pourrons « migrer » correctement nos données dans le futur SGBM.

Une question de rythmes

Villard de Honnecourt, "Perpetuum mobile" (Image du domaine public) — Villard de Honnecourt, “Perpetuum mobile” (Image du domaine public)

Une fois le constat dressé, il importait d’agir et le projet SGBM nous offrait l’occasion et de nous insérer dans une réflexion globale et de projeter le site universitaire auvergnat dans un cadre d’action répondant à nos attentes.

Comme souvent, le dossier présentait deux versants : un versant interne et un versant externe, l’ubac et l’adret en somme (car, bien sûr, les Auvergnats ont la manie de vouloir tutoyer les sommets !).

Du point de vue interne, la réflexion s’est organisée rapidement, grâce à la désignation d’une Chef de projet, à l’intégration du dossier dans la stratégie globale (Lire ici http://alambic.hypotheses.org/4163 et là, http://alambic.hypotheses.org/5534) et à la diffusion en interne des mutations qui allaient en découler (Journée des personnels 2014, avec la tenue d’un atelier spécifique). Des réunions rassemblent depuis plusieurs mois la Chef de projet, la Responsable des données bibliographiques et deux professionnels BIBAS, pour planifier les chantiers. D’ores et déjà, il est acté qu’un professionnel BIBAS viendra épauler la Chef de projet en septembre 2015, tant ce dossier est capital et qu’un réseau de correspondants, dans les différentes BU, sera en soutien.

À la jonction de l’interne et de l’externe, se trouve la communication interne au site auvergnat, à destination des décideurs et cadres universitaires (Présidents, Vice-présidents, DGS, DSI, Service juridique, enseignants-chercheurs). Chaque fois que ce fut possible, un bilan d’étape du projet SGBM fut exposé, dans le cadre du Conseil de la documentation et du CODEX¹. Ainsi, le 13 mai dernier, le dossier fut analysé pendant près d’une heure trente dans cette dernière instance, à l’aune des besoins présents et à venir. Un accord de principe prévaut maintenant pour la suite, avec pour seule réserve majeure la question des coûts, non encore définis, mais qui pourront l’être après la remise de l’étude de l’ADBU, annoncée en septembre 2015.

Dans les montagnes auvergnates, l’eau surgit partout, fraîche d’ordinaire ou brûlante parfois (les « chaudes aigues »). Elle va d’un versant à l’autre. Métaphoriquement, au sens premier comme au sens figuré du terme², nous pouvons avancer que les « couzes »³ de la réflexion interne permettent de « charrier » des éléments d’appréciation en externe. C’est ainsi que nous avons répondu à l’étude d’impact de l’ABES de mars 2013, par un document de six pages, qui tentait de répondre à la volonté, exprimée par le Directeur de l’ABES, d’appropriation du projet par les partenaires. Nous y prenions des positions discutables, sans doute, mais qui ont été rendues publiques par un envoi sur la liste de diffusion de l’ADBU. Nous avons également souhaité faire remonter d’emblée le sujet important à nos yeux de l’accessibilité, au regard des publics en position de handicap. En outre, nous avons diffusé le projet à l’extérieur de la sphère « enseignement supérieur et recherche », ce qui fut l’occasion de constater que le réseau CANOPE avait entrepris un projet similaire (projet R@cines) et de proposer à l’ABES, par conséquent, une possible interopérabilité entre SGBM et R@cines, pour mieux desservir les ESPE. Enfin, il nous semble que le projet SGBM mérite une communication large, à même d’en montrer toute la portée en-dehors du cénacle des spécialistes de l’Infodoc : l’ABES s’y emploie activement cette année, en mettant à la disposition des sites pilotes des documents réemployables pour partie. Nous pourrions aller jusqu’à donner un nom au projet qui soit moins « métier ».

Qu’en espère-t-on ?

Qu’est-ce qu’un site universitaire comme celui de Clermont-Auvergne peut espérer du projet SGBM à l’horizon 2017 ?

Évidemment, une modernisation technique, facilitant l’insertion de la BCU dans les projets de site (comme le projet de carte universitaire unique pour l’ensemble des services), ou dans des projets internes (bascule progressive en RFID)
Le bénéfice d’une expertise partagée, avec des retombées offertes en termes de services (création d’API…), en termes de qualité des données et de leur gestion (base de connaissances, Hub de métadonnées — les Québécois diraient peut-être « pôle », les Auvergnats « puy », qui vient de podium, rappelons-le et évoque chez nous une relation ombilicale).
Un point d’accès unique pour l’ensemble des collections du site Clermont-Auvergne (par collections, entendons les collections produites ou acquises par le site, en matière de pédagogie, de recherche et de diffusion de la culture scientifique, quels que soient les supports et les formats)
Un levier interne pour la diffusion des nouveaux formats au sein des personnels de bibliothèque
Un appui pour promouvoir l’Accès universel (l’Open access)
Une préparation à l’avènement à terme d’un espace européen de la documentation.

Ces espérances sont gagées sur le maintien d’une Agence bibliographique forte et jouant à plein son rôle de coordinateur, car le site universitaire Clermont-Auvergne ne pourrait seul relever ces défis, fût-il en relation avec d’autres universités.

F. Boyer, Directeur de la BCU, et R. Bussemey, Chef de projet SGBM à la BCU.

1. Bureau du Conseil de la documentation, regroupant enseignants-chercheurs désignés par les Présidents et les conservateurs Responsables de service.

2. La métaphore, étymologiquement, renvoie à l’idée de transport.

3. Une couze est un ruisseau de montagne en Auvergne.