Confimanagement

Fin de troisième semaine… Il est tentant de faire un petit retour sur « le confinement vu de ma fenêtre ». En l’occurrence, je vais commencer par la fenêtre de l’encadrement.

Mais non, pas par l’encadrement de la fenêtre, voyons, suivez un peu: je tente une métaphore aussi audacieuse qu’originale évoquant le point de vue du cadre sur son activité d’encadrement ; certes, il se trouve que par discipline, j’exerce et observe actuellement cette activité depuis un point de vue – une fenêtre, si l’on veut – situé à domicile. En d’autres termes, j’ouvre une fenêtre sur mon encadrement depuis l’encadrement de ma fenêtre. Est-ce clair ?1

Les décisions de fermeture des services puis de confinement s’étant enchaînées à un rythme très rapide2, l’activité d’animation des équipes s’est instantanément dé-formalisée, si je peux risquer ce néologisme. La première mesure a consisté à faire le tour des uns et des autres, avec les moyens du bord et en recoupant les informations disponibles ici et là (Qui a le numéro perso d’un tel ? Savez-vous pourquoi telle collègue ne répond pas aux messages ? etc.), pour vérifier qui avait la possibilité matérielle de travailler. Au bout de deux semaines, je ne sais pas si l’on peut estimer qu’un rythme de croisière a été atteint. En revanche, ce qui est apparu après quelques jours, c’est que spontanément les collègues cherchaient à avoir des nouvelles les uns des autres, et vérifient comment chacun supporte le confinement, voire trouvent des moyens de reconstituer fugitivement une vie collective.
Dans mon service, une collègue mal pourvue en réseau a proposé un rendez-vous « tchat » utilisant l’outil de l’Université (Rocket). Cet outil avait été testé en 2019, mais sans suite à l’époque, car il n’avait pas tellement d’intérêt pour un service qui pouvait facilement échanger de visu, presque en permanence. Cette fois, sa faible demande en bande passante est un atout évident, et la proposition a rencontré une bonne adhésion de l’équipe. La conversation qui a eu lieu la semaine dernière était complètement décousue, comme le sont souvent les tchats collectifs, mais elle a très efficacement fourni un moment de proximité et de convivialité à une grosse moitié de l’équipe et il a tout naturellement été décidé de réitérer l’expérience, sur un rythme hebdomadaire. Ce qui est intéressant, c’est que la proposition s’est calée sur le créneau habituel du « point info » hebdomadaire du service, et que le rendez-vous en ligne a duré à peu près le même temps (une grosse demi-heure le mardi matin). En revanche, les échanges ont nettement plus porté sur la gastronomie confinée3 que sur la politique de régulation en salle de lecture ou sur les difficultés de connexion au guichet numérique4. Mais après tout, ce point info a été instauré pour discuter des enjeux du quotidien, et pour servir la cohésion de l’équipe. Nous sommes donc en plein dans le sujet.
Au-delà de l’enjeu relationnel, je considère en général que le management se donne pour principal objectif de faciliter, à tous points de vue, le travail de chacun de ses membres ; cet objectif change évidemment de moyens en temps de télétravail confiné ; et revoit fortement ses ambitions à la baisse, soyons honnêtes. En l’occurrence il s’agit, pour l’essentiel, d’optimiser les conditions de travail de collègues qui sont consignés chez eux de façon imprévue. Cela passe essentiellement par deux moyens :

  1. opérer des transferts de documents depuis l’intranet de l’université vers le drive, accessible partout et tout le temps, pour que les tâches dématérialisées restent possibles ;
  2. puis, lorsque c’est compatible avec les exigences de la sécurité, faire passer un peu de matériel (informatique ou documentaire) aux membres de l’équipe qui sont à proximité.

Sur le premier point la semaine qui vient de s’écouler a permis un pas de géant, puisque les partages internes de travail, contenant tous les documents courants de la vie des services, sont synchronisés depuis le 1er avril et rendus disponibles via le drive de l’Université. C’est une large fenêtre de travail qui vient de s’ouvrir !

L’approvisionnement en matériel est nettement plus délicat. En fait, seuls les collègues les plus proches, ceux qui ont eu le temps de faire le déplacement ou se sont manifestés à temps, on pu recevoir du matériel informatique ou éventuellement de la documentation. Ce point peut encore, éventuellement, être corrigé dans les semaines à venir, avec toutes les précautions nécessaires, mais il demande évidemment une certaine organisation.

Reste une partie implicite mais à mes yeux très importante, la nécessité d’équilibrer l’aide fournie à ceux qui ont la possibilité de travailler, et la modération dans les demandes qui leur sont adressées. Cette modération se nourrit de mon expérience personnelle : travailler à domicile est pour moi beaucoup plus difficile qu’au bureau (il y a matière à autre un billet entier là-dessus, donc je ne développe pas : le confinement n’est pas terminé, il faut garder quelques fenêtres pour les semaines à venir).

Par conséquent, si moi, qui suis placé dans des conditions plutôt favorables (j’ai du du matériel informatique correct et un débit de réseau acceptable ; je suis éventuellement autorisé à me déplacer jusqu’à l’université ; beaucoup de mes tâches peuvent être réalisées à distance ou en solitaire), je rencontre des difficultés de matériel, d’organisation et des problèmes de dos, je dois supposer que les problèmes rencontrés par mes collègues sont égaux ou supérieurs aux miens, et insister régulièrement sur la nécessité pour chacun de consacrer au travail le temps qu’il peut raisonnablement lui dédier sans mettre en péril son équilibre personnel ou familial, ou sa bonne santé. Ici comme ailleurs, nécessité fait loi. L’image illustrant ce billet traduit donc, non pas le discours que j’essaie de faire passer, mais celui contre lequel j’essaie de me prémunir, et de préserver mes collègues.

Photo par « H is for home », source FlickR. Licence Creative Commons Attribution, Pas d’utilisation commerciale.
  1. Si oui, mes compliments ; sinon, détendez-vous le dos, munissez-vous de votre attestation, allez faire une demi-heure d’exercice physique indispensable dans le proche voisinage pour vous aérer, et reprenez la lecture ensuite en sautant ce paragraphe. []
  2. Pour rappeler brièvement la chronologie : le vendredi 13 mars, après l’allocution présidentielle, nous avions conclu que les services allaient fermer au public mais que le travail interne se poursuivrait. Chacun est donc rentré chez lui « pour le week-end ». C’est le samedi ou le dimanche que consigne a été donnée aux professionnels de rester chez eux, et le lundi, seule l’équipe de direction s’est réunie. La… fenêtre ouverte pour que les uns ou les autres viennent chercher du matériel a donc été étroite. []
  3. Occasion unique de caser le diction du mois : Jamais confit ne ment. []
  4. Pour être tout à fait honnête, ces difficultés avaient fait l’objet d’une bonne douzaine de courriels la semaine précédente, il était donc rassurant qu’elles ne soient plus à l’ordre du jour. []