HAL : Et si on passait au portail ?

Cela fait maintenant presque un an que la collection HAL de l’Université Blaise Pascal est bien connue à l’Université. Grâce aux formations dispensées, et aux relais des laboratoires, le nombre de dépôts a considérablement augmenté : 2408 articles et bientôt 9011 notices aujourd’hui, soit un quart de publications de plus qu’en Février dernier.

Mais on aurait vraiment tort d’en rester là. Le pas en avant, le changement à accomplir, dès maintenant, ce serait apparemment, de la collection, passer au portail.

Portail de l’ancienne église Saint-Lô, par zigzagou 76 (CC BY 2.0) Flickr

D’abord, tout le monde le dit. Enfin, nos lecteurs les plus avisés, qui nous contactent, curieux, intrigués : « Mais enfin, pourquoi donc n’avez-vous pas de portail ? »
Comment se fait-il qu’une bibliothèque qui dessert l’ensemble des établissements du PRES Clermont Université ne dispose pas encore de portail HAL ? Retour sur la genèse d’un choix et les raisons d’une hésitation.

La collection, pour commencer, était opportune. Outil idéal pour valoriser les publications, la collection est souple et modulable, facile à créer et à administrer.

La première collection que nous avons mis en place fut la collection des thèses des Universités de Clermont, qui est aujourd’hui complétée de l’ensemble des thèses électroniques antérieures à STAR, soit 689 thèses. Cette collection mutualisant les thèses des deux universités auraient pu s’étendre aux autres établissements du PRES pour former l’embryon d’un portail réunissant l’ensemble de la production scientifique en accès-libre de Clermont Université. Mais l’idée n’était pas encore mûre, et des réticences s’annonçaient au sein de plusieurs établissements. C’est donc d’abord avec l’Université Blaise Pascal que la BCU a entrepris de collaborer pour développer une archive ouverte institutionnelle propre.
Nous avons donc commencé par une collaboration avec un laboratoire, le CHEC (Centre d’Histoire Espace et Culture) avec lequel la BCU a noué depuis lors de multiples et fructueux partenariats. Puis, par un effet boule de neige, d’autres laboratoires ont suivi, désireux d’avoir aussi sur HAL leur propre collection, leur propre vitrine scientifique en accès libre, en résonance avec leur site web. Nous avons alors amélioré la collection de l’Université Blaise Pascal, avec des liens vers les collections créées de chaque laboratoire.
Cette collection HAL de l’UBP nous donne satisfaction, dans la mesure, où, avec les formations dispensées, le nombre de dépôts a beaucoup augmenté. Il est assez aisé, pour les administrateurs, de corriger les erreurs qui se glissent subrepticement parfois au moment de la saisie des métadonnées par les chercheurs. Mais nous n’avons pas la main sur le référentiel des laboratoires. A chaque fois que nous devons créer une collection, en fusionnant par exemple plusieurs laboratoires, nous devons passer par le CCSD, avec qui nous avons par ailleurs des rapports très cordiaux. Avoir un portail nous rendrait à cet égard plus autonome.
La gestion du référentiel demeure donc une une différence fondamentale entre portail et collection. L’interface d’administration des portails HAL permet de plus facilement dédoublonner les autorités, corriger les erreurs, et donc d’assurer une meilleure qualité des données. De la même manière, comme toutes les données sont centralisées, la gestion des statistiques des portails est plus fine que celle des collections.

Une autre différence majeure réside dans l’interface des déposants. Le principe d’un portail, ce qui fait sa spécificité, c’est que les chercheurs y déposent directement leurs publications. Bien sûr, rien ne les empêche de passer par l’interface de dépôt générique de HAL. Mais la raison d’être d’un portail, c’est cette interface de dépôt, qui peut être paramétrable. Il est effectivement possible d’y ajouter des métadonnées spécifiques, internes à l’établissement. Et également de proposer aux chercheurs de déposer d’autres types de publications, qui ne sont pas pris en charge par la base de données HAL, par exemple des posters, des mémoires d’étudiants, ou des rapports de recherche, et d’étendre ainsi le spectre des types de publications déposées.

Autres différences, subsidiaires : le portail a une url qui constitue un véritable nom de domaine, plus facile à retenir. Et les possibilités graphiques, notamment sur la page d’accueil, sont considérablement élargies.

Autre avantage, et non des moindres, le portail renforce la dimension institutionnelle de la recherche.  Déposer dans le portail de l’institution, c’est pour le chercheur, indirectement, apporter sa pierre à l’édifice des connaissances disponibles en libre-accès au sein de son institution. De fait, les portails sont conçus pour les universités, les grandes écoles, les EPST. Quand on regarde la liste des portails  sur le site de HAL, à notre grande surprise, ne figure aucun portail de PRES, à l’exception de celui de ParisTech. L’idée nous a effleuré à Clermont de mettre en place un portail HAL pour le PRES Clermont Université, dans la mesure où la BCU est un service du PRES. Mais on voit bien le genre de réticences auxquelles on peut être confronté.
Pour qu’un tel portail puisse être conçu, il est nécessaire que le Pôle de Recherche et d’Enseignement Supérieur ait une forte identité scientifique, que les membres de toutes les institutions qui le composent lui reconnaissent une certaine légitimité, et adhèrent unanimement au sentiment d’appartenir à la même structure. La BCU étant un département du PRES, il serait tout à fait cohérent qu’elle mette en place un portail libellé Clermont Université. Cela s’inscrirait tout à fait dans les missions du PRES, dans la droite ligne d’une visibilité accrue du site universitaire clermontois. Et comme la production scientifique réalisée au sein de chaque établissement membre se doit d’être signée « Clermont Université », il serait logique que cette production soit rassemblée au sein d’un portail du même nom, dans une optique de mutualisation au service de la valorisation de la recherche.

Mais pour véritablement nourrir notre réflexion, nous devons également envisager les évolutions de HAL. Nous savons que le CCSD nous promet une nouvelle version pour le printemps 2013. La réunion des administrateurs de Juin dernier nous a permis d’entrevoir quelques unes de ces évolutions, dont cet article de Laurent Capelli nous donne aussi un  concis aperçu. Or, si la différence entre portail et collection demeurera effective au printemps prochain, il sera plus aisé d’accéder au référentiel des laboratoires. Tous les référentiels, qu’il s’agisse de référentiel de données d’autorité ou de laboratoire, seront en effet accessibles via une API autonome, « un accès unifié au référentiel de HAL » . Cette application permettra de mieux gérer les données. Les possibilités d’améliorer la qualité des données seront élargies, grâce à la possibilité d’éditer des listes de données « incohérentes » à corriger. Enfin, d’autre types de données, comme les vidéos, pourront être déposées.
La question de la nécessité d’un portail se doit d’être reposée à l’aune de ces évolutions majeures.
Une interface de dépôt unique pour l’ensemble des établissements du PRES serait-elle envisageable à l’avenir ? Il est sûr qu’un tel portail de Clermont Université renforcerait la visibilité du site, et renforcerait sans doute pour les chercheurs le sentiment d’appartenir au PRES. Un tel portail renforcerait sans doute aussi l’implication de la BCU dans la valorisation de la recherche clermontoise. De façon très concrète, nous pourrions établir un lien du site de la BCU à ces archives ouvertes institutionnelles.
Mais à l’heure actuelle, il est sans doute trop tôt pour envisager la construction d’un tel portail mutualisé. Les établissements du PRES doivent être bien sûr consultés à ce sujet.

Il est sans doute plus sage d’attendre l’émergence de la nouvelle version de HAL pour envisager à nouveau frais la question. Et d’ici là, continuer le travail de formation au dépôt au sein des laboratoires. Et convaincre aussi les chercheurs les plus réticents, pour que la voie verte s’impose dans le paysage universitaire auvergnat.

 

La formation des doctorants côté bibliothèque numérique, aperçu et évolution

Classe d’écoliers en Pologne – ECHR blog – Antoine Buyse

La BCU développe la formation des utilisateurs de trois manières :

  • en intégrant les enseignements aux cursus disciplinaires, notamment en partenariat avec les UFR de Staps et de Sciences et Techniques – ce qui donne lieu à évaluation et prise en compte d’une note sur les bulletins des étudiants ;

  • en intégrant le parcours de pré-rentrée des première année de Licence ;

  • et, pour le cas qui nous intéresse, en proposant un module parmi ceux à choisir pour valider le cursus de doctorat – les étudiants doivent sélectionner trois modules au choix par an à suivre.

Dans le cadre de la formation des doctorants, la BCU s’est insérée dans les modules proposés par le collège doctoral, qui réunit l’ensemble des écoles doctorales et étudiants des deux universités au sein du PRES Clermont Université. A ce titre, la bibliothèque cherche à toucher une frange élargie des jeunes chercheurs.

Le principe est le suivant : deux jours par module, soit environ 15h d’intervention, où se succèdent plusieurs collègues selon le contenu des présentations : contexte général de la thèse et de la recherche (ANR, AERES, classements internationaux, rentabilité, publications, etc.), archives ouvertes avec HAL et TEL comme exemples, les droits d’auteur, le stylage de la thèse et dépôt électronique, les références bibliographiques, Zotero et les outils de recherche en ligne et grandes ressources électroniques par discipline.

Au sein de la formation prodiguée par les bibliothécaires, la bibliothèque numérique prend en charge une heure d’atelier sur la feuille de style et le dépôt électronique. Il s’agit d’expliquer dans les grandes lignes les modalités de dépôt et montrer aux doctorants la feuille de style qui leur est proposée sous Word et OpenOffice, avec les manipulations principales à connaître.

Premiers retours des étudiants : les besoins sont très diversifiés, pour ne pas dire disparates. C’est qu’en effet le collège doctoral propose les modules à tous les doctorants et les inscriptions sont indifférenciées, qu’ils soient en première, deuxième ou troisième année, en sciences humaines ou en santé, en droit ou en sciences dures.

L’inadéquation est creusée également selon le contenu présenté par les professionnels : alors que la bibliographie semble peu utile pour une partie d’entre eux – excepté en début de première année –, Zotero et le droit d’auteur sont plébiscités, mais là encore, pas par tous.

Pour ce qui est de la feuille de style, le fossé se situe dans les pratiques entre les doctorants en sciences dures et les autres. Les premiers utilisent LaTeX, qui permet une mise en page et un stylage plus élaborés que la feuille de style attachée à Word ou OpenOffice, et la BCU ne présente pas ce logiciel (les étudiants ont d’ailleurs déjà de solides connaissances avant de commencer leur thèse, ce qui rend inutile la présentation de LaTeX). Les seconds ont souvent peu de connaissances concernant le stylage, même s’ils ont tous effectué un mémoire de master 2 auparavant.

A partir de cette expérience, la bibnum s’est demandée ce qu’elle pouvait apporter en plus à la formation des utilisateurs, ou FUT pour les intimes. Toujours prête à nouer des liens avec les autres services universitaires, elle s’est rapprochée de CréaTICE, centre de ressources, d’expérimentation et d’accompagnement pour la création de contenus pédagogiques numériques. Il s’agit de penser la formation documentaire et ses corollaires au niveau virtuel, en créant des contenus pédagogiques sous format vidéo, pour dépasser le tutoriel PDF et compléter les interventions orales face aux étudiants.

Un tutoriel vidéo ne remplace pas une explication sur support papier ou PDF, ni une intervention orale. L’enjeu d’une démonstration audiovisuelle est d’ordre pratique et très précis : on montre une manipulation spécifique, on fait un choix de préférence dans les différentes solutions permettant d’arriver au même résultat car on est limité dans le temps (pour un impact maximal, les vidéos ne doivent pas durer plus de 2 à 4 minutes). Un support textuel permet, quant à lui, d’exposer plusieurs cheminements possibles, de décomposer le processus de recherche.

Comment obtenir ces tutoriels vidéo ? CréaTICE dispose de matériel et d’équipements intéressants pour la réalisation de ceux-ci : outre le logiciel de base proposé par Mac, l’équipe dispose de Camtasia, également utilisé par le webdesign librarian Lee Wang à la Yale school of medicine (un exemple ici), et de Captivate. Ce dernier nécessite une prise en main plus approfondie car il est plus complexe d’utilisation et plus lourd à mettre en œuvre, notamment pour ce qui concerne la post-production.

A ces logiciels s’ajoute également la possibilité de dynamiser ses prises vidéo grâce à un TBI, aka Tableau Blanc Interactif. Au lieu d’effectuer les manipulations et de parler assis devant un ordinateur, l’intervenant évolue debout devant un tableau sur lequel est vidéoprojeté l’écran. Le stylet permet un fonctionnement semblable à une table graphique qui serait placée à la verticale : le fait de pointer sur le tableau agit comme si l’on cliquait à l’aide d’une souris.

Les tutoriels vidéo vont venir enrichir les plateformes d’enseignements liées aux ENT des universités, ce qui permet potentiellement, par ce nouveau moyen de diffusion, d’atteindre le public étudiant.

Panoramix – Astérix et Obélix – Goscinny et Uderzo copyright

Mais pour l’heure, on fait un casting de voix dans le service pour savoir qui enchantera de son timbre mélodieux les oreilles des étudiants…