Le SGBM et la BCU : « Techpoint et Checkpoint »

La situation actuelle du système

Depuis les années 2010, nous nous sommes investis dans une démarche de modernisation de nos outils documentaires, à l’instar de nombreuses bibliothèques universitaires, soucieuses d’offrir de meilleurs services à leurs usagers.

Nous avons commencé en 2011 par réaliser notre propre site web (avec Drupal) puis, en 2012, notre catalogue (avec Blacklight). Les deux projets ont bénéficié d’abord à nos publics. Cependant, notre système d’information tout entier méritait d’être revu et simplifié. Le projet SGBM arrivait donc à point nommé. Voici en effet la liste de nos outils actuels :

OUTILS CONTENU FORMAT DE DONNÉES
Step + Star Thèses électroniques Métadonnées XML TEF
Sudoc (CBS + WinIBW) Tout imprimé ou électronique Notices UNIMARC
 Le contenu est versé dans :
le SIGB (Absysnet)
Tout imprimé
Thèses tout support
Supports numériques
Collections électroniques acquises et licences nationales
Notices UNIMARC
S’y ajoute ensuite le contenu des deux outils suivants :
1. Résolveur de lien (SFX) Revues électroniques abonn. Métadonnées XML DC
2. Fichiers éditeurs Livres électroniques abonn. Notices UNIMARC
Et le tout est rendu consultable via :
Catalogue (Blacklight) Tout imprimé ou électronique UNIMARC

Nous utilisons différents outils, en fonction du type de document à traiter. Et malheureusement, tous ces outils ne sont pas maniés par tous les bibliothécaires. L’une de nos principales motivations à intégrer le projet SGBM était justement de réintégrer la gestion des ressources électroniques dans le travail quotidien de l’ensemble des collègues.

Du point de vue technique, la réinformatisation s’imposait. Pas de modernisation de nos services sans un nouveau système de gestion performant, alliant robustesse et respect des standards (à la fois de la bibliothéconomie et du web). Nous avions besoin d’un système capable de rendre tous les services attendus comme d’interagir avec des applications développées dans l’établissement, tout en conservant un lien très fort avec le réseau Sudoc.

Le SGBM correspond bien à nos besoins. Tout en participant au projet, nous avons lancé dès 2013 des chantiers pour préparer la migration. Certains concernent spécifiquement les périodiques, afin de mettre à jour tous nos états de collection. D’autres impliquent des corrections de données très importantes tandis que les derniers consistent en des exemplarisations automatiques dans le Sudoc (des corpus entiers ne sont pas encore signalés dans le catalogue national). C’est un travail de longue haleine, mais qui en vaut la peine, car, à ce prix, nous pourrons « migrer » correctement nos données dans le futur SGBM.

Une question de rythmes

Villard de Honnecourt, "Perpetuum mobile" (Image du domaine public)
Villard de Honnecourt, « Perpetuum mobile » (Image du domaine public)

Une fois le constat dressé, il importait d’agir et le projet SGBM nous offrait l’occasion et de nous insérer dans une réflexion globale et de projeter le site universitaire auvergnat dans un cadre d’action répondant à nos attentes.

Comme souvent, le dossier présentait deux versants : un versant interne et un versant externe, l’ubac et l’adret en somme (car, bien sûr, les Auvergnats ont la manie de vouloir tutoyer les sommets !).

Du point de vue interne, la réflexion s’est organisée rapidement, grâce à la désignation d’une Chef de projet, à l’intégration du dossier dans la stratégie globale (Lire ici http://alambic.hypotheses.org/4163 et là, http://alambic.hypotheses.org/5534) et à la diffusion en interne des mutations qui allaient en découler (Journée des personnels 2014, avec la tenue d’un atelier spécifique). Des réunions rassemblent depuis plusieurs mois la Chef de projet, la Responsable des données bibliographiques et deux professionnels BIBAS, pour planifier les chantiers. D’ores et déjà, il est acté qu’un professionnel BIBAS viendra épauler la Chef de projet en septembre 2015, tant ce dossier est capital et qu’un réseau de correspondants, dans les différentes BU, sera en soutien.

À la jonction de l’interne et de l’externe, se trouve la communication interne au site auvergnat, à destination des décideurs et cadres universitaires (Présidents, Vice-présidents, DGS, DSI, Service juridique, enseignants-chercheurs). Chaque fois que ce fut possible, un bilan d’étape du projet SGBM fut exposé, dans le cadre du Conseil de la documentation et du CODEX1. Ainsi, le 13 mai dernier, le dossier fut analysé pendant près d’une heure trente dans cette dernière instance, à l’aune des besoins présents et à venir. Un accord de principe prévaut maintenant pour la suite, avec pour seule réserve majeure la question des coûts, non encore définis, mais qui pourront l’être après la remise de l’étude de l’ADBU, annoncée en septembre 2015.

Dans les montagnes auvergnates, l’eau surgit partout, fraîche d’ordinaire ou brûlante parfois (les « chaudes aigues »). Elle va d’un versant à l’autre. Métaphoriquement, au sens premier comme au sens figuré du terme2, nous pouvons avancer que les « couzes »3 de la réflexion interne permettent de « charrier » des éléments d’appréciation en externe. C’est ainsi que nous avons répondu à l’étude d’impact de l’ABES de mars 2013, par un document de six pages, qui tentait de répondre à la volonté, exprimée par le Directeur de l’ABES, d’appropriation du projet par les partenaires. Nous y prenions des positions discutables, sans doute, mais qui ont été rendues publiques par un envoi sur la liste de diffusion de l’ADBU. Nous avons également souhaité faire remonter d’emblée le sujet important à nos yeux de l’accessibilité, au regard des publics en position de handicap. En outre, nous avons diffusé le projet à l’extérieur de la sphère « enseignement supérieur et recherche », ce qui fut l’occasion de constater que le réseau CANOPE avait entrepris un projet similaire (projet R@cines) et de proposer à l’ABES, par conséquent, une possible interopérabilité entre SGBM et R@cines, pour mieux desservir les ESPE. Enfin, il nous semble que le projet SGBM mérite une communication large, à même d’en montrer toute la portée en-dehors du cénacle des spécialistes de l’Infodoc : l’ABES s’y emploie activement cette année, en mettant à la disposition des sites pilotes des documents réemployables pour partie. Nous pourrions aller jusqu’à donner un nom au projet qui soit moins « métier ».

Qu’en espère-t-on ?

Qu’est-ce qu’un site universitaire comme celui de Clermont-Auvergne peut espérer du projet SGBM à l’horizon 2017 ?

  • Évidemment, une modernisation technique, facilitant l’insertion de la BCU dans les projets de site (comme le projet de carte universitaire unique pour l’ensemble des services), ou dans des projets internes (bascule progressive en RFID)
  • Le bénéfice d’une expertise partagée, avec des retombées offertes en termes de services (création d’API…), en termes de qualité des données et de leur gestion (base de connaissances, Hub de métadonnées les Québécois diraient peut-être « pôle », les Auvergnats « puy », qui vient de podium, rappelons-le et évoque chez nous une relation ombilicale).
  • Un point d’accès unique pour l’ensemble des collections du site Clermont-Auvergne (par collections, entendons les collections produites ou acquises par le site, en matière de pédagogie, de recherche et de diffusion de la culture scientifique, quels que soient les supports et les formats)
  • Un levier interne pour la diffusion des nouveaux formats au sein des personnels de bibliothèque
  • Un appui pour promouvoir l’Accès universel (l’Open access)
  • Une préparation à l’avènement à terme d’un espace européen de la documentation.

Ces espérances sont gagées sur le maintien d’une Agence bibliographique forte et jouant à plein son rôle de coordinateur, car le site universitaire Clermont-Auvergne ne pourrait seul relever ces défis, fût-il en relation avec d’autres universités.

F. Boyer, Directeur de la BCU, et R. Bussemey, Chef de projet SGBM à la BCU.

1. Bureau du Conseil de la documentation, regroupant enseignants-chercheurs désignés par les Présidents et les conservateurs Responsables de service.

2. La métaphore, étymologiquement, renvoie à l’idée de transport.

3. Une couze est un ruisseau de montagne en Auvergne.

2015 en 10 résolutions

Parmi les bonnes résolutions de l’année figure, en bonne place, celle de publier de temps en temps sur ce blog1. Prudent, je ne m’engage pas à tenir un rythme, qu’il soit hebdomadaire ou semestriel. Mais pour m’obliger à commencer je livre un échantillon de nos projets 2015,  assez succinct pour laisser la possibilité de futurs billets, au fil des avancées irrésistibles et des captivants rebondissements et qui se produiront fatalement au cours de l’année.

Voici donc, en exclusivité, et aussi en toute intimité pour les rares avisés-lecteurs-de-l’Alambic ayant survécu à 6 mois de silence, notre programme 2015 en 10 résolutions.

Un peu de politique documentaire

Résolution n° 1 : réinformatisation

La BCU est l’un des établissements pilotes du projet SGBM. L’opération va prendre du temps (le calendrier initial du projet a glissé un peu, comme il est de règle pour les grands chantiers) de sorte que le déploiement du nouveau système pourrait avoir lieu en 2016-2017. Mais ce temps nous sera amplement nécessaire pour mener le considérable travail de nettoyage des données qui nous attend2. Dédoublonnage, suppression de notices sans exemplaires et d’exemplaires sans notices, retraitement de sous-ensembles mal catalogués, homogénéisation des méthodes de travail, ce vaste programme mobilise déjà un groupe de catalogueurs d’élite de toute de la BCU, lesquels ont du pain sur la planche pour les deux ans à venir et au-delà. Vous lirez très probablement, un de ces jours, un billet plus approfondi sur ce qui nous a conduits dans le projet et sur la façon dont la BCU prépare sa migration.

Résolution n°2 : acquisitions

A bin of books, by Jane Cockman (Publié sur FlickR sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'utilisation commerciale).
Cliché  Jane Cockman
LOGOccby-nc

Avec une très grande originalité, du côté des achats (revues, bases de données, livres) la BCU entame l’année 2015 en accélérant la transition de l’imprimé vers l’électronique. Pour être plus clair, et justifier la mention dans ce billet d’un phénomène qui touche à peu près toutes les bibliothèques du monde, il s’agit d’une accélération de l’accélération. Le service assuré par feu notre agence d’abonnements nous a convaincus qu’il fallait dépenser autrement moyens et énergie. Les listes d’abonnement imprimés ont donc été réduites au strict minimum3, de façon à nous permettre de traiter ce qui en reste en liaison directe avec les éditeurs, et autant que possible en format électronique. Adieu les liasses d’abonnements, sans regret, je crois.

Investing, publié sur FlickR sous le pseudonyme de "401(K)2012", sous licence Creative Commons Paternité, Partage à l'identique.
LOGOccby-nd  http://401kcalculator.org/

 

 

Une fois épongés 1°) le passage de l’imprimé à l’électronique (parfois c’est plus cher) 2°) la baisse budgétaire 3°) l’inflation et 4°) l’évolution du change dollar/euro, la marge de manœuvre dégagée nous permet d’élargir deux ou trois abonnements principalement en lettres, chichement dotées en électronique jusqu’ici. Heureusement, les licences nationales viennent enrichir la matière disponible. Autre opération importante longtemps attendue et qui va nous faire progresser à grands pas vers l’inaccessible horizon de la bonne gestion, nous instruisons le dossier de déduction de la « TVA recherche » pour l’appliquer dès cette année sur l’essentiel de nos abonnements. Pas de petites économies.

Résolution n° 3 : production

Une autre grande transition est en cours, qui déplace notre effort de la documentation acquise (par nous) à la documentation produite (par les chercheurs de Clermont). Dans ce domaine, on poursuit les efforts entamés depuis trois ans, qui tournent autour de l’accès ouvert sous ses deux formes :

1. Voie verte : nous travaillons sur de la communication vidéo et préparons une journée d’ateliers autour de HAL, pour accroître le nombre de dépôts et de déposants ;
2. Voie dorée : pour soutenir la création de revues en libre accès (quelques billets ici en ont déjà parlé), a été créé fin 2014 à Clermont-Ferrand un pôle éditorial numérique qui regroupe la bibliothèque, les presses universitaires et la maison des sciences de l’homme. Le rôle précis de chacun est encore à définir, mais un outil de travail collectif est en place, c’est un excellent début.

Résolution n° 4 : numérisation

La politique de numérisation s’infléchit : la perspective initiale était de « bâtir des bibliothèques numériques » adossées à des projets scientifiques. Cette démarche a porté des fruits, dont plusieurs projets présentés sur ce blog : Glangeaud, EVE, ThinkMotion… Cette façon de travailler a eu deux limites :

1. elle nous a amenés à numériser, pour l’essentiel, des ouvrages extérieurs à nos fonds. Nous prospectons maintenant dans les fonds de la bibliothèque, dont l’intérêt scientifique ne fait pas de doute. Nous programmons en ce moment le traitement d’un premier ensemble appartenant au fonds Bastaire. Vous devriez en entendre parler dans l’année.

2. nous avons abouti à des sites web hétérogènes : internes ou externes, hérités ou conçus, produits ou hébergés, reposant sur des outils différents… L’ensemble est difficile à maintenir. Nous visons donc le déploiement d’un logiciel de bibliothèque virtuelle4, qui doit permettre à la fois la gestion interne des ouvrages numérisés, et leur exposition publique. Nous avions opté initialement pour un développement interne mais nous avons reconsidéré ce choix l’an dernier parce qu’il se heurtait à des obstacles techniques importants et manquait de prudence5. Nous allons donc nous tourner vers un outil existant. Actuellement, un groupe projet constitué d’étudiants examinent les divers outils disponibles. Le choix n’est pas infini, il est assez bien balisé, nous espérons aboutir à une décision au printemps, et pouvoir commencer cette année l’installation et le test de l’outil : nous avons des collections qui attendent !

Un peu d’informatique

Résolution n° 5 : évolution (du site web)

Cette année commence la mise en œuvre d’un nouveau mode d’évolution du site, fondé sur deux principes :

1. suivre pas à pas les évolutions techniques du logiciel (une mise à jour est en cours, sans changement de contenu ou presque)
2. organiser chaque année des tests d’utilisateurs pour recueillir leur appréciation et améliorer le site en fonction de ces tests.

Les premiers tests ont eu lieu à l’automne et ont porté sur le catalogue en ligne. Le debriefing aura lieu dans les prochains mois et déclenchera une première opération d’amélioration de notre outil de découverte. Le site web viendra ensuite (il est plus logique d’effectuer les tests d’utilisateurs une fois passée la mise à jour technique).

Résolution n° 6 : relation (avec les utilisateurs)

L’autre projet important sur le web est la mise en place d’un guichet unique de service en ligne appuyé sur un logiciel de support (OTRS), pour unifier tous nos canaux d’échange avec les utilisateurs, et remplacer les adresses institutionnelles, les formulaires d’échange, etc. C’est un projet assez intéressant, un peu en décalage avec les habituels services de renseignements en ligne (c’est un peu pour cela qu’il m’intéresse, j’avoue). Il y aura un petit billet détaillé dessus en fin d’année, promis.

Résolution n° 8 : migration (des fichiers)

Ferme de serveurs
Cliché: Simon Law 
LOGOccby-sa

La semaine dernière, les répertoires de travail quotidien des agents de la BCU ont été déplacés de notre petite « salle des machines » locales (longtemps réputée pour ses problèmes d’électricité et de climatisation) vers un serveur virtuel situé au centre de ressources informatiques dans une « salle serveurs » digne de ce nom6. Pratiquement personne ne s’en est aperçu, et c’est très bon signe : la migration (environ 800 Go) s’est faite sans coupure grâce aux outils déployés depuis un ou deux ans. L’étape suivante est la mise en place d’un plan de reprise d’activité (PRA) reposant sur nos propres machines, plus fragiles, mais utilisables comme roues de secours, pour faire tourner un processus régulier de duplication des données. La sécurisation est en marche.

Résolution n°9 : formation (avec les collègues)

Dans le même temps, la formation de 5 collègues issus des principales BU suit son cours, ce qui permet aux informaticiens de leur mettre en main les connaissances nécessaires à la gestion de proximité et garder le contact avec les nécessités de chaque site. Après avoir maîtrisé fin 2014 gestion des fichiers sur le réseau, traitement des incidents, processus de mise à jour, prise en main de fonctions avancées de l’ENT, ils vont maintenant se pencher sur les systèmes Linux, les logiciels de messagerie, la bureautique ou les questions de sécurité. Et peut-être accepteront-ils de raconter ici ce qu’ils en auront pensé ?

Résolution n°10 : expérimentation (d’imprimantes)

Je termine en mentionnant (il me fallait mes dix items) une petite expérimentation technique en cours : nous nous sommes fait livrer une imprimante « à ticket » (déjà en service dans les médiathèques ici et sûrement dans bien des BU). Si les tests sont concluants, ces appareils robustes remplaceront avantageusement les imprimantes de bureau mal adaptées à cet usage que nous utilisons encore.

Avant de clore ce pêle-mêle, il est juste de souligner (mais l’avisé lecteur l’aura compris) que la plupart des projets évoqués reposent sur d’autres que moi, et que mes collègues auront beaucoup de travail cette année. Quant à moi je compte, selon mon habitude, les regarder faire, les encourager avec enthousiasme (ou les aider dans les cas d’extrême urgence), et raconter leurs exploits ici (à moins qu’ils ne le fassent eux-mêmes, ce qui m’obligerait).

Tony Delgrosso, Lazy
Tony Delgrosso, LazyLOGOCCby-nc-sa.eu

 

 

  1. L’appel à contributions ne compte pas, soyons honnête ! []
  2. Quelle meilleure occasion qu’un déménagement pour ranger ses affaires ? []
  3. c’est-à-dire, tout de même, plus que divisées par deux dans l’ensemble des bibliothèques ! []
  4. Les bibliothécaires appellent cela une GED, mais le mot a un tout autre sens en informatique ; je pense que « logiciel de bibliothèque virtuelle » est plus clair. []
  5. Réinventer l’eau tiède ou la roue n’est déjà pas facile, mais ici, si j’ai bien compris le diagnostic posé par mes collègues, il s’agissait plus ou moins de refabriquer, armé seulement d’un couteau suisse, la roue à eau tiède qui coupe le beurre et distille le café ; ça aurait pu marcher, mais ni très bien, ni très bientôt. J’avais validé ce premier choix, mais je ne crois pas indispensable de s’acharner par fidélité à une erreur initiale. []
  6. C’est-à-dire un de ces endroits magiques, sans fenêtre, où l’on entre avec un casque anti-bruit, où la chaleur produite par les machines permet de chauffer le campus (j’enjolive un petit brin) et où des petits voyants multicolores clignotent dans des travées obscures peuplées de caissons métalliques noirs, au milieu d’une symphonie de bip-bips inquiétants. []